Д. Аборин, ведущий специалист-консультант компании Правовест
Компания взяла на работу сотрудника со своим автотранспортом. За применение личного автомобиля организация может платить ему компенсацию, заключить контракт аренды транспортного средства либо безвозмездного пользования.
Какой из этих вариантов самый удачен? Давайте разберемся.
Довольно часто наличие личного автотранспорта есть одним из условий приема на работу. Автомобиль либо мотоцикл сотрудник будет применять в служебных целях. В этом случае работник в праве на финансовую компенсацию (ст.
188 ТК РФ). Организация вправе сама установить ее размер, после этого согласовать с работником и зафиксировать в трудовом соглашении.
Оформляем компенсацию
Сумма компенсации будет зависеть от марки транспортного средства и от того, как интенсивно оно употребляется. В состав выплаты смогут включаться затраты на бензин, текущий ремонт и т. п. Либо эти затраты берет на себя сам работодатель.
В нашем случае компенсация за применение личного автотранспорта выплачивается тем работникам, чья деятельность связана со служебными поездками. Перечень таких сотрудников определяет начальник. Разъездной темперамент работы этих людей должен быть зафиксирован в их должностной инструкции.
Дабы приобретать выплату, сотрудник компании обязан принести в бухгалтерию нотариально заверенную копию техпаспорта. В случае если работник ездит по доверенности, то еще и копию этого документа.
После этого начальник организации издает приказ о назначении компенсации. В нем указывается ее размер и кому она назначена.
Компенсация начисляется каждый месяц в жёсткой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. Для ее выплаты не считая приказа начальника нужна разъездная ведомость либо другой подобный документ.
Вычисляем налоги
Как мы уже говорили, размер возмещения определяется в трудовом соглашении. Но при исчислении налога на прибыль к расходам возможно отнесена сумма, не превышающая норм, указанных в распоряжении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 НК РФ).
Наряду с этим в них уже заложен износ, затраты на ГСМ, ремонт и техническое обслуживание. Исходя из этого перечисленные затраты на автомобиль дополнительно не смогут учитываться в составе затрат (письмо Министерства финансов России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).
Сумма компенсации не облагается [advert=27]ЕСН[/advert] и взносами в ПФР (подп. 2 п. 1 ст. 238 или п. 3 ст. 236 НК РФ, п. 2 ст. 10 закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). А вот с [advert=10]НДФЛ[/advert] обстановка спорная.
В соответствии с пункту 3 статьи 217 НК РФ, НДФЛ не облагаются каждые компенсационные выплаты (в пределах норм), установленные законодательством РФ и связанные с выполнением трудовых обязанностей. В связи с тем, что право устанавливать размер компенсации прописано в Трудовом кодексе, вся выплачиваемая сумма не должна облагаться этим налогом.
Но налоговая работа на данный счет придерживается иного мнения (письмо МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@). Как разъяснили инспекторы, стороны трудового соглашения не смогут устанавливать нормы, а вправе только определять размер компенсации.
Исходя из этого необходимо использовать норму, установленную Распоряжением № 92, в пределах которой компенсация не будет облагаться НДФЛ.
Ясно, что данной суммы не хватает для покрытия всех затрат. Исходя из этого отличие между договорной ценой за пользование нормой и автомобилем компенсации возможно восполнить или сверхнормативной компенсацией, или материальной помощью.
Юрисконсульт 125 Применение личного автомобиля в служебных целях
