Представительские расходы. оформляем первичные документы

В соответствии с существующим бухгалтерским, а с 1 января 2002г. и налоговым законодательством, организация в праве включить представительские затраты в себестоимость продукции и учесть эти затраты при исчислении налогооблагаемой базы по [advert=56]налогу на прибыль[/advert]. Но чтобы это сделать, организация должна иметь на руках все перфвичные документы, подтверждающие, что эти затраты были произведены.

Необходимо подчернуть, что представительские затраты являются планируемые и целевые затраты.

Давайте разберемся, что же из себя будут воображать первичные документы, на основании которых возможно принять к учету представительские затраты. В соответствии с требованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированию бухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухучёт. Причем в соответствии с требованиями Положения по ведению бухучёта и [advert=80]отчетности[/advert] в РФ, утвержденного Приказом Министерства финансов от 29.07.1998 N 34н, первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В случае если в данном альбоме не содержится нужной формы документа, что нужен организации, она вправе создать нужную ей форму самостоятельно. Но необходимо иметь в виду, что таковой самостоятельно созданный документ будет признан первичным учетным документом лишь при условии того, что он содержит все нужные реквизиты, в частности:

а) наименование документа;

б) дату составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) натуральные и финансовые измерители хозяйственной операции;

е) наименование должностей лиц, важных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) индивидуальные автографы указанных лиц.

Данное требование к первичным документам вытекает из пункта 2 статьи 9 закона от 21.11.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Налоговое законодательство кроме этого выдвигает подобное требование к документированию. Это закреплено в статье 252 НК РФ, где указано, что под документально подтвержденными затратами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в правовом поле России.

Так, включение представительских затрат в себестоимость продукции (работ либо одолжений) вероятно лишь при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны место и дата проведения рабочий встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное их величина и назначение расходов.

Оформление первичных документов, которые связаны с представительскими затратами состоит практически из трех последовательных этапов:

? оформление неспециализированных документов;

? оформление документов, которые связаны с конкретным мероприятием;

? оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Первый этап включает в себя составление сметы представительских затрат на отчетный год. Эта смета утверждается протоколом общего учредительного собрания (акционеров).

Затем начальник организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

? Список лиц, имеющих право приобретать средства в подотчет на представительские затраты;

? Порядок выдачи подотчетных сумм на представительские затраты;

? Порядок расходования таких сумм;

? порядок списания и Документальное оформление подотчетных сумм по представительским расходам;

? Нормы отдельных видов представительских затрат;