Практически в любой организации возникла реальная необходимость в осуществлении расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, фактически любая бухгалтерия, так или иначе, сталкивается с бухгалтерским учётом и оформлением таких расчетов.
Подотчетными лицами именуют сотрудников организации, которым выдаются финансовые суммы, для расходов и произведения расчётов в интересах выдавшей их организации.
В будущем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. Другими словами финансовые средства выдаются им «под отчет».
Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.
Подотчетными суммами смогут оплачиваться:
1. Хозяйственные потребности (либо хозяйственные затраты):
- ОС и МПЗ;
- Канцелярские затраты;
- почтовые затраты;
- проездные документы;
- и тому подобное.
2. Представительские затраты.
3. Командировочные затраты:
- затраты на проезд до места назначения и обратно,
- затраты на проезд в аэропорт либо на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок,
- затраты на провоз багажа,
- затраты по найму жилого помещения,
- затраты по оплате одолжений связи,
- затраты по регистрации и получению служебного заграничного паспорта, виз,
- затраты, которые связаны с обменом наличной валюты либо чека в банке на наличную зарубежную валюту,
- суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.
Расчеты с подотчетными лицами смогут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого метода имеется собственные особенности, каковые нужно учесть бухгалтеру.
Выдача подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного начальником компании.
По окончании осуществления затрат подотчетных средств, сотрудники обязаны в срок отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании задаточный отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им затраты.
При происхождении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода.
Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу организации.
С 2012 года вступило в воздействие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с монетой и банкнотами Банка России на территории РФ» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.
Данное Положение внесло кое-какие трансформации в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, каковые бухгалтеру нужно учесть в собственной работе.
Ниже будет рассмотрен порядок бухучёта выдачи под отчет денежных средств сотрудникам компании, действующий в 2012 г.
РАСЧЕТЫ НАЛИЧНЫМИ ФИНАНСОВЫМИ СРЕДСТВАМИ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В 2012 г.
Порядок осуществления наличных расчетов в Российской Федерации регламентируется Положением Центрального банка №373-П.
В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денег на затраты, которые связаны с осуществлением деятельности юрлица (ИП), сотруднику под отчет оформляется расходным кассовым ордером.
Наряду с этим сотрудник, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.
Данное заявление должно содержать собственноручную надпись начальника компании о сумме наличных денег и о сроке, на что они выдаются.
В заявлении так же должна быть подпись и дата начальником компании.
Таковой порядок действует с 01.01.2012 г.
Раньше наличные финансовые средства выдавались под отчет сотрудникам на основании приказа начальника, утверждающего список подотчетных лиц с указанием сроков, в каковые они должны отчитаться за эти средства.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочихдней по окончании дня истечения срока, на что выданы наличные деньги под отчет, либо со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию задаточный отчет с приложением подтверждающих документов.
Занятие № 31. Расчеты с подотчетными лицами
