Д.Ф. Рысина,
юрист, специалист
Размещено в номере: Кадры предприятия №10 / 2002
Сборник межотраслевых укрупненных нормативоввремени на работы по учёту и комплектованию кадров отводит кадровику на оформлениедокументов при приеме на работу:
- одного служащего — 0,74 ч;
- одного рабочего — 0,46 ч.
В состав этих работ входит:
1. Ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом либо свидетельством об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1).
В соответствии с части первой статьи 65 Трудового кодекса РФ в список документов, предъявляемых лицом, поступающим на работу включены:
- паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство национального пенсионного страхования;
- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву в армию);
- документ об образовании, о квалификации либо наличии особых знаний (при поступлении на работу, требующую особых знаний либо особой подготовки).
Лицо, в первый раз поступающее на работу, не имеет возможности представить трудовую книжку. В этом случае инспектор по кадрам обязан завести трудовую книжку и внести в нее соответствующие записи. На выписку одной трудовой книжки по до тех пор пока еще действующему примеру дополнительно отводится 0,11 ч. Что касается оформления лица, не имеющего страхового свидетельства национального пенсионного страхования, то подготовка документов на регистрацию лица в Пенсионном фонде РФ и получение страхового свидетельства, в большинстве случаев, возлагается на бухгалтерию.
Унифицированная форма № Т-1 долгое время представляла собой сложный бланк, на заполнение которого уходило большое время. С 06.04.2001 она упростилась, а следовательно, сократилось время на составление приказа о приеме на работу.
В том случае, в то время, когда приказ составляется по сводной форме № Т-1а на нескольких работников, время, отведенное на оформление документов при приеме на работу, «разносится» по каждому работнику.
2. На основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома либо свидетельства об образовании, личного листка (у служащих), военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения) о приеме на работу) производится заполнение личной карточки (форма № Т-2).
В отличие от формы личной карточки 1986, 1989 и 1997 годов, долгое время использовавшейся без особенных трансформаций, форма 2001 года с одной стороны усложнилась за счет включения новых реквизитов, с другой — упростилась благодаря исчезновению последовательности колонок и граф. В целом, время на первичное заполнение личной карточки (при приеме на работу) должно остаться прошлым.
3. Заполнение алфавитной карточки (фамилия № и-3) (форма, имя, отчество, цех (отдел) либо участок, занимаемая должность либо профессия, табельный номер) и размещение в картотеке.
Обязательность составления алфавитной карточки предусмотрена нормативными правовыми актами отдельных национальных органов и муниципальных органов власти для национальных и муниципальных служащих. Что же касается организаций, то кадровые работы самостоятельно решают, заводить либо не заводить алфавитные карточки — все зависит от того, какое количество работников трудится в организации, поскольку главной задачей карточек есть упрощение поиска личных дел.
При малой численности работников ведутся алфавитные книги учета личных дел. На данный момент № Т-3 присвоен унифицированной форме штатного расписания.
Что же касается алфавитных карточек, то для их составления, в большинстве случаев, употребляются ветхие формы. В том случае, если в организации не предусмотрено ведение алфавитных карточек, время на оформление документов при приеме на работу уменьшается, правда незначительно.
Документы при поступлении на работу
