Принято вычислять, что внешний обмен электронными документами – это логическое продолжение автоматизации внутреннего документооборота. Но пока не каждая организация имеет в собственном распоряжении корпоративную информационную совокупность (КИС), поддерживающую полный цикл работы с электронным документом — от согласования и создания до хранения и отправки.
Исходя из этого компании довольно часто сталкиваются с рядом неприятностей, обусловленных неподготовленностью внутренней структуры делопроизводства к работе с входящими ЭД. Разглядим на примере некоторых бизнес-процессов, как происходит знакомство компаний с новыми разработками документооборота.
О квитанциях-фактурах и первичке Возможно, все согласятся, что обмен первичными и учетными документами есть одним из самых востребованных процессов в компании. Любопытно, что с данными первички в далеком прошлом уже обучились трудиться в электронном виде, а документы до сих пор «ходят» в бумажном виде.
Решить эту проблему под силу оператору ЭДО.
Дабы начать обмен электронными квитанциями-фактурами, документы предварительно необходимо перевести в .xml формат, товарные накладные и акты выполненных работ (одолжений) кроме этого рекомендуется применять в этом формате Трудиться с электронными СФ и первичкой эргономичнее в том месте, где они обрабатываются, т.е. в учетных совокупностях типа 1С либо SAP. Кстати, для них операторы ЭДО предлагают прямую интеграцию – такое решения, которое соединяет учетную совокупность с сервисом внешнего обмена.
Их функциональности не редкость достаточно, дабы организовать в компании внутренний ЭДО.
Специфика отрасли может оказать влияние на то, что при работе с информацией будут использованы особенные ответы. Так, в сфере ритейла прибегают к помощи EDI (Electronic data interchange – электронный обмен данными), в энергетическом комплексе – к биллинговым ответам.
Дабы сделать документы дешёвыми для коллектива, подобным системам достаточно одних структурированных данных. Оригиналы ЭД, заверенные ЭП, им, в большинстве случаев, не необходимы.
В то время, когда в организации появляется необходимость выстроить особый маршрут перемещения ЭД, применяют решения, дополняющие интеграцию. Появляться такая необходимость может, к примеру, при нередком поступлении актов, каковые нужно перед подписанием согласовать.
Перед тем как заносить акт в совокупность и проводить оплату, его согласовывают с рядом сотрудников. Выстроить нужный маршрут перемещения лишь посредством прямой интеграции нереально – требуются дополнительные ответы.
Неструктурированные документы: соглашения, приложения Второй пласт документов, с которыми приходится трудиться как при внутреннем, так и при внешнем обмене – это соглашения, дополнительные соглашения, приложения, письма, отчеты и т.д., каковые относятся к неструктурированным, и, в большинстве случаев, не имеют намерено созданных и утвержденных форматов. Они нужны для работы в рамках одного из внутренних процессов компании и требуют участия некоторых сотрудников.
Перечислим задачи в рамках таких процессов: маршрутизация документов, хранение данных, организация доступа и т.п.
ЕГЭ по биологии. Энергетический обмен
