Порядок обмена электронной формализованной первичкой

Все первичные документы уже давно возможно вырабатывать в электронном виде (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Но заинтересованность страны в администрировании обмена этими документами не так громадна, как при со квитанциями-фактурами, исходя из этого законодательством не предусматривается ни четкий регламент передачи первички, ни наличие необходимых форматов.

Но, поскольку для автоматизации бизнеса перевода одних квитанций-фактур в электронный вид не хватает, ФНС РФ отправилась навстречу налогоплательщикам и утвердила рекомендованные xml-форматы для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (одолжений), каковые сами по себе диктуют определенный порядок передачи.

Электронные xml-форматы акта и товарной накладной утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. И в случае если для электронных квитанций-фактур отдельным Приказом Министерства финансов от 25.04.2011 № 50н был установлен получения и порядок выставления, то в отношении первичных документов порядок в какой-то мере определяется самими форматами документов.

Первичный формализованный документ складывается из двух файлов, так называемых титулов. Для накладной эти документы будут именоваться «титулом покупателя» и «титулом продавца», а для акта – «титулом заказчика» и «титулом исполнителя». При с товарной накладной обмен будет происходить по следующему сценарию:

продавец на собственной стороне формирует файл «титул продавца». Данный файл по содержанию полностью аналогичен печатной форме ТОРГ-12, за одним исключением: в нем отсутствуют поля правой нижней части печатной формы, где расписывается клиент (поля «По доверенности», «Груз принял», и «Груз взял товарополучатель»);
продавец подписывает документ собственной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет его в адрес получателя. В соответствии с формату подписать документ может лишь один подписант;
по окончании получения файла «титул продавца» клиент, решив подписать электронную накладную, обязан в ответ организовать файл «титул клиента», в котором указать дату получения груза, ФИО важного за сведения и получение о доверенности на получение ТМЦ. После этого подписать файл собственной электронной подписью и направить продавцу. «Титул клиента», кроме другого, кроме этого будет содержать и все информацию о файле «титул продавца» (время и дату создания файла, наименование, номер и дату товарной накладной).

Для акта сценарий работы будет подобным, за исключением того, что заглавия титулов будут иными, в частности: «титул исполнителя» (продавца одолжений либо работ) и «титул клиента» (клиента одолжений либо работ).

Так, главное отличие формализованных актов и накладных от неформализованной электронной первички пребывает в том, что не хватает вторую подпись под документом. Формализованный документ складывается из двух файлов и делается юридически значимыми лишь в тот момент, в то время, когда оба файла организованы и подписаны: «титул продавца (исполнителя)» подписан продавцом, а «титул клиента (клиента)» – клиентом.

Таковой формат документа решает проблему двустороннего внесения информации: на практике в бумажной ТОРГ-12 клиент самостоятельно заполняет часть полей в документе. Так, кроме подписи он может указать доверенность, на основании которой происходит приемка товара либо подписание документа, дату получения груза и т.п.

В акте же, к примеру, предусмотрено место для комментариев либо претензий.

Вторым отличием формализованных документов от неформализованных есть необходимость указания в документе идентификаторов участников электронного документооборота (ЭДО). О каких идентификаторах идет обращение? В соответствии с п.2.1-2.3 Приказа Министерства финансов от 25.04.2011 № 50н при подключении компании к ЭДО оператор кроме этого обязан присвоить ей идентификатор, в течение трех дней организовать сообщение об участнике ЭДО, в котором указать реквизиты компании, реквизиты электронной подписи и идентификатор, и направить это сообщение в налоговый орган по месту учета компании.

Так в сам формат формализованного документа заложена информация о том, через какого именно оператора он был передан и какими компаниями-участниками ЭДО.