П.Баскакова, «АстроСофт»
Современные компании заключают до сотен и десятков тысяч контрактов каждый год. Но, не обращая внимания на то, что контракты являются поводом фактически всей деятельности фирм, частенько отсутствует полная и легко дешёвая информация о ходе исполнения обязательств со потребителей и стороны поставщиков, сроках платежей, загрузке сотрудников.
Решить управления и задачи учёта соглашениями разрешает созданный компанией АстроСофт программный продукт «АстроСофт: Учет соглашений», автоматизирующий все процессы договорной деятельности и, тем самым, снабжая стремительный доступ к нужной своевременной и аналитической информации по контрактам.
В то время, когда в компании поднимается задача оперативно взять актуальную данные о расчётах выполнения и ходе обязательств по контрактам, узнается, что эта информация отнюдь не всегда легко дешева. Какое количество контрактов необходимо закрыть в следующем месяце?
Какая величина штрафов будет начислена при неисполнения тех либо иных обязательств, из-за чего отсутствуют акты по договорам и закрытым этапам? Ответы на эти вопросы вряд ли удастся взять мгновенно.
Представим такую обстановку. Ваш клиент сделал заказ на оборудования и поставку материалов.
В собственной учетной совокупности Вы оформили заказ, составили список материалов и необходимого оборудования, подготовили спецификации. Для обеспечения этого заказа нужно сделать определенное количество закупок у разных поставщиков.
Соответственно, Вы включили нужные позиции в замысел закупок. Через некое время Ваш клиент отказался от сделки. Это указывает, что Вы должны в плане закупок отыскать позиции, включенные для обеспечения заказа клиента, после этого отыскать контракты уже с Вашими поставщиками и отменить заказы.
Мы видим достаточно сложную процедуру. Но , если информационная совокупность разрешает связать контракт с клиентом с контрактами с поставщиками, отмена сделки с клиентом машинально повлечет за собой отмену сделок с поставщиками, и процесс делается намного проще и дешевле.
Работа с соглашениями ведется практически во всех подразделениях предприятия и подразумевает под собой ответ последовательности разноплановых задач. Это позвано самой природой соглашения. Контракт – база деятельности организации, он есть основанием всех взаимоотношений с работниками, акционерами, клиентами, поставщиками и т.д. Именно на основании контракта появляются обязательства сторон, каковые потом подлежат исполнению, соответственно, должны планироваться, учитываться и контролироваться.
Для упрощения понимания задач, каковые ставит перед организациями необходимость управления ответственной стороной деятельности, работой с соглашениями, разглядим этапы работы с контрактами.
Типовые этапы договорного процесса.
Разумеется, процесс работы с соглашением начинается с переговоров. Тут фиксируются предварительные договоренности о сумме и сроках договора, примерно рассчитывается маржинальный доход сделки, устанавливаются самые важные условия будущего соглашения.
На этом этапе смогут появляться такие документы, как протоколы встреч, соглашения о намерениях, конкурсные предложения, тендерная документация.
После достижения сторонами соглашения по всем главным моментам сделки, начинается следующий этап, подготовка проекта контракта, в котором фиксируются все условия сделки. Обычно, компании уже имеют готовые шаблоны соглашений разного типа, и главной задачей этого этапа делается внесение конкретных данных в шаблон.
По окончании подготовки текста соглашения подходит этап его согласования с агентом и в самой организации. В момент подписания контракта, его статус изменяется на статус официального документа.
Контракт регистрируется в общем реестре и бухгалтерии контрактов предприятия. После этого начинается регламентированный учет действий и документов согласно соглашению.
Имеются в виду документы оплат, спецификации, акты выполненных работ, товарно-транспортные накладные и т.д.
Vrsta
