Сотрудники налоговой администрации напомнили, что затраты в налоговом учете возможно подтвердить первичными документами, составленными в электронном виде. Разглядим условия, при которых это вероятно сделать.
Используем электронный документ Сейчас деятельно внедряется электронный документооборот. В пункте 11.1 статьи 2 закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ говорится о том, что электронный документ представляет собой сведения в виде, пригодном для восприятия человеком с применением ЭВМ, и для передачи по телекоммуникационным сетям либо обработки в информационных совокупностях.
Разглядим, что необходимо учесть при применении электронной «первички» и каковы правила организации ее документооборота.
Главные требования Возможность применения электронных документов предусмотрена законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (потом — Закон № 402-ФЗ), в пункте 5 статьи 9 которого сообщено, что «первичка» может составляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Но чтобы таковой документ мог быть использован в бухгалтерском и налоговом учете, он обязан содержать необходимые реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. К ним относятся:
- дата и наименование документа его составления;
- наименование компании;
- содержание факта хозяйственной судьбе;
- величина его натурального и (либо) финансового измерения с указанием соответствующих единиц;
- должности, фамилии, другие реквизиты и инициалы, нужные для идентификации лиц, важных за сделку либо оформление операции;
- подписи этих лиц.
В пункте 1 письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@ сотрудники налоговой администрации еще раз напомнили о необходимости указания необходимых реквизитов в электронных документах.
Обратите внимание: ранее действовавший закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ при применении электронной «первички» предписывал обязательно изготавливать для агента бумажные копии документов. Сейчас такое требование возлагается на компанию лишь в том случае, если это предусмотрено законом либо контрактом (п.
6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Организация документооборота Возможность применения электронной «первички» закрепляется учетной политикой. Кроме этого определяется круг лиц, имеющих право подписи документов. Наряду с этим потребуется обеспечить техвозможность для подписания «первички», и недоступность и сохранность документации ее несанкционированного исправления.
Применение электронных документов должно быть предусмотрено соглашениями с агентами. При их заключении требуется выяснить состав документации для электронного обмена (письма, соглашения, счета, счета-фактуры, акты, накладные и пр.).
Кроме этого необходимо указать вид и электронные адреса организаций применяемой сторонами электронной подписи, и закрепить обязанность информировать партнера о получении электронного документа и выяснить сроки возражений и направления ответов.
Как подтвердить затраты В письме № ГД-4-3/1984@ сотрудники налоговой администрации подчернули, что компании вправе подтверждать затраты электронными документами. В пункте 1 этого письма говорится, что электронная «первичка» может подтвердить расходы и налоговые доходы.
При условии, что информация, заверенная электронной подписью, согласится документом, равнозначным изготовленному на бумаге и завизированному собственноручной подписью важного лица.
Порядок применения электронных автографов регулируется законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (потом — Закон № 63-ФЗ). Различают несложную, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную подпись.
Об этом сообщено в пункте 1 статьи 5 Закона № 63-ФЗ.
Вебинар. Первичные учетные документы. подводные камни и «Нюансы оформления»
