Переход на электронный документооборот приводит к вопросам у плательщиков налогов (мы уже обращались к данной теме[1]). Сейчас мы попытаемся ответить на часть из них, а также на вопросы, которые связаны с применением определенных форматов электронных документов.
Перед тем как перейти к конкретным вопросам по заявленной теме, напомним неспециализированные положения применения электронных документов.
Условия применения электронного документооборота, порядок создания документов в электронной форме, их хранения и легитимного оборота регулируется законом от 06.04.2011 № 63?ФЗ «Об электронной подписи» (потом – закон № 63?ФЗ). В соответствии с ст.
1 закона № 63?ФЗ сфера его действия распространяется на регулирование взаимоотношений в области применения электронных автографов при совершении гражданско-правовых сделок, оказании национальных и муниципальных одолжений, выполнении национальных и муниципальных функций, и при совершении иных юридически значимых действий, а также в случаях, установленных вторыми законами .
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК Российской Федерации применение при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи посредством средств механического либо иного копирования, электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами либо соглашением сторон.
В соответствии с законом от 06.12.2011 № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете» (потом – закон № 402?ФЗ) формы первичных учетных документов определяет начальник экономического субъекта в соответствии с представлением должностного лица, на которое возложено ведение бухучёта.
Первичный учетный документ, и регистр бухучёта возможно составлен на бумажном носителе либо в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Наряду с этим требования к документам бухучёта и документообороту в бухгалтерском учете, а также виды электронных автографов, применяемых для подписания документов бухучёта, устанавливаются федеральными стандартами независимо от вида экономической деятельности.
Из приведенных норм направляться, что первичные учетные документы в электронной форме смогут подтверждать расходы и доходы, факты принятия сокровищ целей налогообложения и бухгалтерского учёта в случаях, в то время, когда информация в электронном виде, подписанная электронной подписью, правильно, установленным законом № 63?ФЗ, согласится электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Но не до конца урегулированный вопрос применения электронных документов вызывает на практике последовательность сложностей.
Сейчас формы первичных учетных документов утверждаются начальником хозяйствующего субъекта. Может ли хозяйствующий субъект самостоятельно утверждать форматы первичных учетных документов? В соответствии с законом № 402?ФЗ формы первичных учетных документов определяет начальник экономического субъекта в соответствии с представлением должностного лица, на которое возложено ведение бухучёта.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (либо) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (Письмо Министерства финансов от 20.10.2015 № 07?01?06/60090).
Учет хранения электронных документов на отдельных носителях в архиве организации
