Трудности электронного документооборота

С мая 2012 года во многих русских компаниях происходит внедрение внешнего электронного документооборота (ЭДО). Это в какой-то мере обязывает контрагентов таких компаний быть в курсе последних законодательных трансформаций в работе с первичными бухгалтерскими и налоговыми документами.

Тамара Мокеева, компании и эксперт проекта СКБ Контур, в серии практических статей решила осветить топ-5 самых неоднозначных моментов электронного документооборота.

Первое место. В то время, когда электронный счет-фактура делается юридически значимым и из-за чего его нельзя отправить по email.

Счета-фактуры в Российской Федерации находятся на «особом положении», другими словами работа с ними существенно отличается от работы с другими электронными документами. Особенный порядок выставления счета-фактуры агенту по ТКС регламентируется Приказом Министерства финансов от 25.04.2011 № 50н, а особый формат электронного документа (.xml), в котором должен быть передан счет-фактура, утвержден Приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@.

В случае если верно составленный бумажный документ получает юридическую значимость в момент его подписания руководителем организации и главбухом, то с электронным счетом-фактурой дело обстоит в противном случае. Так, электронный счет-фактура делается юридически значимым лишь при исполнении трех необходимых условий:

Он должен быть составлен без неточностей в реквизитах и фактурной части в утвержденном xml-формате;

Подписан одной действующей электронной подписью начальника организации или иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации либо доверенностью от имени организации;

Направлен через оператора электронного документооборота (ЭДО) с исполнением всех требований утвержденного порядка (п. 9 ст. 169 НК РФ). Оператором ЭДО есть любое юрлицо, имеющее техвозможность обеспечить передачу документа в полном соответствии с порядком обмена электронными квитанциями-фактурами. Статус оператора ЭДО присуждается ФНС.

Так, электронный счет-фактуру запрещено ни составить в произвольном формате (.doc, .xls, .png и другие), ни направить агенту произвольным образом (по email, на внешнем носителе, в виде бумажной копии и т.п.) Во всех этих случаях документ будет признан нелегитимным и его запрещено будет заявить на вычет.

Что касается вторых электронных документов, то в соответствии с ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ от 06.12.2011) «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (либо) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ». Подписанные электронной подписью при обоюдном согласии сторон, они имеют юридическую силу и подтверждают факт хозяйственной судьбе.

Никаких вторых требований к электронным первичным документам нет. Так, к примеру, товарная накладная, верно составленная в произвольном формате и выставленная агенту произвольным методом, при соблюдении других необходимых условий будет являться юридически значимой.