Ведение кадрового делопроизводства неизменно связано с интенсивным документооборотом. Нужно оформлять документы по приему нового работника, предоставлению отпуска, направлению в командировки, увольнению, вести индивидуальные карточки, оформлять трудовые книжки, подписывать документы у работников и руководителя и т.п.
В то время, когда компания маленькая, все работники находятся в пределах одного офиса, эксперту кадровой работы очень просто организовать кадровый документооборот надлежащим образом, и вовремя подписывать кадровые документы у работников и руководителя.
Неприятность появляется, в случае если:
1. У компании пара удаленных контор либо структурных подразделений, а эксперт по кадровому делопроизводству находится лишь в головном офисе.
В случае если структурные подразделения находятся неподалеку друг от друга, то документы возможно передавать курьером, либо эксперт по кадровому делопроизводству может выезжать в удаленные конторы, но в некоторых компаниях подразделения разбросаны по всей территории отечественной немаленькой страны.
2. Собственной кадровой работы у компании нет, ведение кадрового делопроизводства передано на аутсорсинг в профильную фирму.
Наряду с этим эксперты аутсорсинговой компании не приезжают в офис компании, другими словами работа осуществляется всецело дистанционно. В случае если аутсорсинговая компания находится в том же городе, то возможно кроме этого организовать передачу документов с курьером, но при интенсивном документообороте будет через чур накладно отправлять курьера в том направлении и обратно целыми днями.
Какие конкретно решения по организации полноценного ведения документооборота и кадрового делопроизводства вероятны для вышеозначенных обстановок:
Ответ 1
Функция по сотрудничеству со экспертом по кадровому делопроизводству головной компании возлагается на одного из работников структурного подразделения, к примеру, на секретаря (офис-менеджера). Для облегчения процедуры подписания документов со стороны работодателя в удаленных структурных подразделениях нужно оформить доверенность на право подписи кадровых документов, к примеру, на начальника структурного подразделения, и сделать печать для кадровых документов, которая будет пребывать в этом удаленном структурном подразделении.
В случае если функции ведения кадрового делопроизводства переданы на аутсорсинг, тогда со стороны компании-клиента со экспертом по кадровому делопроизводству аутсорсинговой компании кроме этого может взаимодействовать секретарь.
Потом будут употребляться сокращенные наименования: секретарь – СК, эксперт по кадровому делопроизводству – КД, трудовой соглашение – ТД.
Сотрудничество осуществляется по email, исходя из этого потом под словом «отправлять» имеется в виду отправка по email. СК и КД реализовывают сотрудничество по одной инструкции, которая может выглядеть следующим образом:
Оформление приема нового работника
· При оформлении новый работник предоставляет СК паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство ПФР, свидетельство ИНН (в случае если имеется), документы об образовании, документ воинского учета для военнообязанных, документы на стандартные вычеты (заявление на вычет на работника, заявление на вычет на детей).
Онлайн курс по кадровому делопроизводству. Дистанционное обучение от Учебного центра Базис
