С 3 июня получил юридическую силу получения счётов и Порядок выставления-фактур в электронном виде. В нем прописаны обмена и правила выставления электронными квитанциями-фактурами, и порядок внесения исправлений.
Подробности – в статье.
В то время, когда возможно использовать электронный документооборот
Возможность выставлять электронные квитанции-фактуры предусмотрена статьей 169 Налогового кодекса РФ. Для этого нужно обоюдное согласие сторон сделки, и наличие совместимых технических возможностей и средств.
Обмен выполняют в соответствии с Порядком получения и выставления квитанций-фактур в электронном виде (утвержден приказом Министерства финансов России от 25 апреля 2011 г. № 50н; потом – Порядок). Но на практике таковой обмен будет вероятен по окончании того, как ФНС России утвердит форматы счета-фактуры, издания учета взятых и выставленных квитанций-фактур, книг продаж и книг покупок в электронном виде.
Счет-фактура
Очевидно, электронный счет-фактура прежде всего нужен, дабы клиент принял налог на добавленную цена к вычету. Из пункта 1.2 Порядка направляться, что вычет по счету-фактуре вероятен, если он:
– создан в электронном виде в утвержденном формате;
– подписан электронной цифровой подписью продавца;
– выставлен и взят по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком.
Такие счета-фактуры смогут выставлять не только продавцы, но и налоговые агенты, указанные в статье 161 Налогового кодекса РФ. Их смогут выставлять комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, каковые реализуют или покупают от собственного имени товары.
Соглашение сторон
Итак, счета-фактуры составляют в электронном виде по обоюдному согласию сторон сделки при наличии техвозможностей в соотвествии с Порядком . Об этом сообщено в пункте 1.4 Порядка.
Напомним, что согласие о таком обмене целесообразно зафиксировать в соглашении между сторонами. Наряду с этим отказ одной из сторон сделки не имеет возможности рассматриваться как уклонение от заключения соглашения. Так как обмен электронными квитанциями-фактурами есть правом, а не обязанностью заинтересованной стороны.
Обмен квитанциями-фактурами проходит при участии операторов электронного документооборота (п. 1.3 Порядка). Причем документооборот может проходить как через одного, так и через нескольких операторов.
В последнем случае они должны иметь совместимые технические средства для передачи и приёма квитанций-фактур в соответствии с утвержденным форматом и Порядком.
Обмен допускается при необходимом применении сертифицированных средств криптографической защиты информации. Они должны разрешить идентифицировать обладателя сертификата ключа подписи, и установить отсутствие искажения информации (п.
1.6 Порядка). Помимо этого, эти средства должны быть совместимыми со средствами криптографической защиты информации, применяемыми в ФНС России.
Выставлять и приобретать счета-фактуры в электронном виде возможно в зашифрованном либо незашифрованном виде (п. 1.7 Порядка). Документооборот проводится по каждому счету-фактуре в отдельности (п. 1.9 Порядка).
Датой выставления документа клиенту считается сутки поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (дату показывает оператор в подтверждении).
Наряду с этим счет-фактура считается выставленным, в случае если продавцу поступило:
– соответствующее подтверждение от оператора;
– извещение от клиента о получении счета-фактуры (извещение направляет оператор, оно должно быть подписано электронной цифровой подписью клиента).
Со своей стороны моментом получения клиентом счета-фактуры считается дата, в то время, когда оператор направит ему файл счета-фактуры от продавца (дату оператор показывает в подтверждении).
Наряду с этим счет-фактура считается взятым клиентом, в случае если ему поступило соответствующее подтверждение оператора и при наличии извещения клиента о получении счета-фактуры (оно должно быть подписано электронной цифровой подписью и подтверждено оператором).
Процедуры обмена электронными квитанциями-фактурами
Обмен квитанциями-фактурами в электронном виде конкретизирован в разделе II Порядка.
Подготовка к документообороту
Итак, участнику документооборота (продавцу либо клиенту) необходимо, во-первых, взять сертификаты ключей подписи начальника организации или иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) либо доверенностью.
|Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдают организации (удостоверяющие центры), каковые их производят для применения в информационных совокупностях неспециализированного пользования. Наряду с этим они должны входить в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (п. 1.8 Порядка).|
Во-вторых, нужно оформить и представить оператору прошение об участии организации в электронном документообороте квитанций-фактур по телекоммуникационным каналам связи.
В заявлении указываются следующие учетные эти:
– полное наименование участника (для личного предпринимателя – фамилия, имя, отчество);
– местонахождение участника (для личного предпринимателя – место жительства);
– ИНН участника;
– сведения о обладателях взятых сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
– контактные эти участника;
– сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете участник.
В-третьих, нужно взять у оператора идентификатор участника электронного документооборота, другие данные и реквизиты доступа, нужные для подключения к такому документообороту.
Этот порядок действий предусмотрен пунктом 2.1 Порядка.
Обязанности продавца
Последовательность действий продавца при выставлении клиенту счета-фактуры в электронном виде приведена в пункте 2.4 Порядка. Так, продавец последовательно:
1) формирует счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными форматом и требованиями;
2) контролирует реальность электронной цифровой подписи продавца;
3) подписывает счет-фактуру электронной цифровой подписью продавца;
4) при необходимости зашифровывает счет-фактуру;
5) направляет файл счета-фактуры в электронном виде в адрес клиента через оператора;
6) сохраняет подписанный счет-фактуру.
Потом продавец при получении подтверждения оператора в соответствии с пунктом 2.7 Порядка не позднее следующего рабочего дня:
– контролирует подлинность электронной цифровой подписи оператора;
– формирует извещение о получении подтверждения оператора;
– подписывает извещение электронной цифровой подписью продавца и направляет его оператору;
– сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное извещение о получении данного подтверждения в электронном виде.
Обязанности клиента
В пункте 2.9 Порядка выяснено, что при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде клиент обязан не позднее следующего рабочего дня:
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи продавца;
2) организовать извещение о получении счета-фактуры;
3) подписать извещение о получении счета-фактуры электронной цифровой подписью клиента;
4) направить извещение о получении счета-фактуры в адрес продавца через оператора.
5) сохранить подписанный электронной цифровой подписью продавца счет-фактуру и подписанное извещение о получении счета-фактуры в электронном виде.
Помимо этого, клиент обязан проверить полученный счет-фактуру на соответствие утвержденным формату и требованиям, и правильность и наличие заполнения реквизитов счета-фактуры (п. 2.15 Порядка). А в то время, когда от оператора поступит подтверждение о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, то не позднее следующего рабочего дня необходимо выполнить действия, подобные предусмотренным для продавца пунктом 2.7 Порядка (п.
2.13 Порядка).
В случае если счет-фактуру нужно скорректировать
При получении счета-фактуры клиент может распознать какие-либо недочеты, каковые нужно устранить.
Для внесения исправлений в счет-фактуру клиент направляет продавцу через оператора уведомление об уточнении счета-фактуры (п. 1.12 Порядка).
Метод действий в этом случае будет следующим:
1) формируется уведомление об уточнении счета-фактуры;
2) уведомление подписывается электронной цифровой подписью клиента;
3) в случае если имеется необходимость, уведомление зашифровывается;
4) потом уведомление направляться направить в адрес продавца через оператора;
5) по окончании процедуры подписанное уведомление об уточнении счета-фактуры в электронном виде направляться сохранить.
Оператор при получении от клиента уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет его в адрес продавца (п. 2.16 Порядка).
Получив от клиента уведомление об уточнении счета-фактуры, продавец обязан устранить указанные в нем неточности и направить клиенту исправленный счет-фактуру в электронном виде (п. 1.12 Порядка).
Для этого не позднее следующего рабочего дня продавцу необходимо:
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи клиента;
2) организовать извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры;
3) подписать извещение электронной подписью;
4) направить извещение в адрес клиента через оператора;
5) сохранить подписанное клиентом уведомление об уточнении счета-фактуры и подписанное извещение о получении уведомления в электронном виде.
Обратите внимание: участники электронного документооборота должны обеспечить хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью. Но это относится лишь тех документов, выставление и составление которых предусмотрено Порядком.
Совместно с документами необходимо хранить сертификат ключа подписи, использовавшийся для создания электронной цифровой подписи данных документов.
Срок хранения такой же, что установлен для хранения квитанций-фактур. Об этом сообщено в пункте 1.13 Порядка.
В случае если в ходе документооборота появились сложности
В Порядке кроме этого рассмотрен метод действий сторон , если появятся те либо иные неприятности.
К примеру, в случае если продавец не взял в установленный срок подтверждение (в котором указаны время и дата поступления файла со счетом-фактурой), то он обязан сказать об этом оператору.
Это же необходимо осуществить, в случае если продавцу не поступит извещение от клиента о получении счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
Может произойти так, что клиент не возьмёт в установленный срок счет-фактуру. При таких условиях он обязан проинформировать об этом продавца. В случае если продавец отправлял счет-фактуру и может подтвердить отправку файла, то потом направляться связаться с оператором и уведомить его о ситуации .
И в случае если у продавца имеется подтверждение оператора о получении файла счета-фактуры, продавец и (либо) клиент информируют оператору (операторам) о данном факте. В этом случае продавец повторно направляет ранее составленный счет-фактуру без трансформации его реквизитов.
Об этом сообщено в пункте 2.21 Порядка.
Электронные квитанции-фактуры в 1С:Бухгалтерия для Казахстана.
