Специфика деятельности некоторых бюджетных учреждений связана с необходимостью отсылать много писем, весточек. Вариантов отправки корреспонденции пара. Любая организация выбирает наиболее удобный для себя метод, в зависимости от которого отражение операций по оплате почтовых одолжений в бухгалтерском учете имеет собственные особенности.
В статье рассмотрена специфика отправки корреспонденции различными методами, и порядок отражения указанных операций в бухучете.
Ю. Васильев Возможно выделить пара вариантов оплаты отправки корреспонденции бюджетными учреждениями:
– оплата почтовых одолжений через подотчетное лицо;
– применение франкировальных (маркировальных) автомобилей при оплате почтовых одолжений;
– оплата почтовых одолжений с применением авансовой книжки.
Разглядим, как, используя тот либо другой способ отправки корреспонденции, эти операции направляться отражать в бухгалтерском учете.
Оплата почтовых одолжений через подотчетных лиц
Порядок оплаты почтовых отправлений через подотчетных лиц предельно несложен и не отличается от простого порядка оплаты через данных лиц приобретения хозяйственных материалов. Приказом начальника назначается лицо, важное за получение денежных средств из кассы учреждения на оплату одолжений почты по отправке корреспонденции.
С ним содержится контракт о материальной ответственности, типовая форма которого утверждена Распоряжением социального развития и Министерства труда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней работ и должностей, замещаемых либо делаемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные соглашения о полной личной либо коллективной (бригадной) материальной ответственности, и типовых форм соглашений о полной материальной ответственности».
Для получения денежных средств из кассы учреждения направляться написать заявление и указать в нем, что финансовые средства из кассы берутся для оплаты почтовых затрат. Достаточно довольно часто бухгалтеры бюджетных учреждений задают вопрос: на какой срок подотчетному лицу выдаются финансовые средства из кассы учреждения?
Как указано в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18, учреждения вправе выдавать наличные финансовые средства под отчет на оплату хозяйственно-операционных затрат (в их список входят и затраты на оплату одолжений связи) уполномоченных организаций и предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций, а также филиалов, не состоящих на независимом балансе и находящихся вне района деятельности учреждения, в размерах и на сроки, определяемые начальниками фирм. Так, в случае если финансовые средства в подотчет выдаются на оплату почтовых одолжений филиала либо подведомственного учреждения, то срок их выдачи ограничивается приказом начальника.
В большинстве случаев, таковой срок образовывает месяц. Подотчетное лицо в начале месяца приобретает из кассы учреждения финансовые средства и в конце месяца отчитывается за них. Но вероятны иные варианты, к примеру семь дней. При получении денежных средств для оплаты почтовых одолжений головной организацией срок их выдачи кроме этого утверждается приказом начальника, не смотря на то, что об этом в названном письме прямо не говорится.
Срок выдачи денежных средств в оплату почтовых одолжений может составлять три дня, семь дней, месяц и др.
Лица, взявшие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на что они выданы, предъявить в бухгалтерию Задаточный отчет (ф. 0504049)[1]. К нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные затраты, в большинстве случаев это контрольнокассовый чек, квитанции, накладные. В случае если почтовые отправления являются регистрируемыми (заказные, с заявленной сокровищем, обычные), что на практике не редкость чаще всего, то к контрольно-кассовому чеку прикрепляются квитанция, опись вложения.
В соответствии с Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Распоряжением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, в квитанции отражается категория и вид почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юрлица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода). В описи вложения указывается список документов, положенных в посланное письмо (бандероль).
Учет затрат. Распределение косвенных затрат в бухгалтерском учете. Бухгалтерский учет Бухучёт.
