При применении Микрософт Excel часто необходимо перенести в него эти из специальной бухгалтерской программы. В таких случаях, само собой разумеется, возможно сделать распечатку и позже ее отсканировать либо все сведенья заново.
Но это усложняет процедуру. Значительно эргономичнее применять возможности самого Excel.
Извлекаем нужную данные В бухгалтерских программах в большинстве случаев присутствует функция экспорта данных в простой текстовый файл. А уже оттуда, из файла экспорта, эти возможно импортировать в Excel, по окончании чего с ними возможно трудиться в данной программе.
Чтобы произвести экспорт данных из бухгалтерской программы в текстовый файл, необходимо надавить соответствующую кнопку либо выбрать необходимый пункт в меню. Как эта функция трудится конкретно в вашей версии программы, возможно определить из управления пользователя, которое поставляется изготовителем, либо из справочной совокупности самого программного продукта.
В большинстве современных бухгалтерских программ схема действий при исполнении экспорта данных выглядит приблизительно одинаково. В первую очередь необходимо отобрать в бухгалтерской программе документы, каковые мы желаем перенести в второй файл.
По окончании того как организуем их перечень, жмем на соответствующую кнопку либо выбираем подходящий пункт меню для осуществления экспорта данных. В большинстве случаев программа перед процедурой переноса разрешённых требует задать имя файла, в который будут сохранены выбранные документы, и указать папку для его сохранения.
Результатом экспорта в большинстве случаев не редкость файл с расширением *.txt, содержащий в себе эти из бухгалтерской программы. Видятся и другие расширения, но существенно реже. Переносим данные в Excel В случае если у вас нет необходимости переносить данные в Excel неизменно, возможно применять метод яркого открытия нужных файлов в среде Excel.
Для этого вначале открываем программу Excel и жмем на кнопку открытия файла. В показавшемся окне в строчке для типа файла выбираем параметр «Все файлы». А затем ищем папку с файлом, что содержит эти из бухгалтерской программы, выделяем его курсором и нажимаем кнопку «Открыть». В случае если внезапно вы не видите нужного документа в папке, где он хранится, то вероятнее вы забыли выбрать пункт «Все файлы», и Excel его легко «не видит».
Потом покажется окно мастера по импорту данных из файла на страницу Excel. В «Мастере текстов» имеются параметры и необходимые настройки, каковые разрешают легко добиться прекрасного результата. Необходимо только направляться подсказкам мастера.
В большинстве случаев импорт файлов производится в три шага. Для удобства пользователя на каждом из них имеется окно для предварительного просмотра результатов трансформаций. Ход первый.
Тут мы должны задать документу начальное форматирование, другими словами выяснить, каким как раз образом информация будет размещена по столбцам. Вначале в окне мастера в разделе «Формат файла» необходимо выбрать тип применяемой кодировки, дабы текст нормально читался.
В случае если в окне просмотра появляются какие-то непонятные слова либо знаки, попытаемся выбрать для формата файла второй параметр. Позже показываем, с какой строки требуется создавать импорт данных. К примеру, это нужно, в случае если в первой строке содержится техническое описание столбцов, которое нам не требуется.
В то время, когда все готово, нажимаем кнопку «Потом» для перехода к следующему шагу. Ход второй. На этом этапе нам необходимо выяснить, верно ли был сделан выбор типа данных. В случае если в окне, где отображен итог, информация неправильно разбита по столбцам, возвращаемся назад и выбираем второй тип данных.
При первом шаге у нас была возможность выбрать для формата данных значение «фиксированной ширины». В случае если мы установили галочку наоборот этого пункта, то на втором шаге потребуется задать границы каждому столбцу. Сделать это возможно на линейке в окне «Пример разбора данных». Знак разделителя столбцов пользователь выбирает самостоятельно.
Какой как раз символ установлен сейчас, возможно заметить в табличке «Знаком-разделителем есть:». В случае если знак выбран неправильно, разбивка по столбцам будет происходить некорректно. Тогда направляться подобрать либо ввести второй знак-разделитель.
В то время, когда все станет нормально, жмем на кнопку «Потом» и переходим к последнему шагу. Ход третий. Сейчас мы можем сходу исключить из таблицы ненужные столбцы, каковые содержат лишнюю данные.
Для каждого из оставшихся столбцов укажем формат данных, что будет учитываться при создании страницы в Excel. Будьте внимательны: при трансформации формата происходит изменение формата данных, и это может привести к их искажению.
Определившись со всеми столбцами, нажимаем на кнопку «Готово». По окончании импорта взятую данные необходимо сходу сохранить. Наряду с этим в обязательном порядке выберите тип файла «Книга Микрософт Excel».
А уже по окончании полученные эти возможно отформатировать на собственный вкус. В случае если перенос данных прошел не совсем удачно, расстраиваться не следует – процедуру импорта возможно повторить еще раз. Но в мастере текстов попытайтесь подобрать параметры и другие настройки.
Систематично обновляем файл Бывают случаи, в то время, когда необходимо с некоей периодичностью импортировать новые эти из специальной бухгалтерской программы в файл Микрософт Excel, другими словами систематично его обновлять. Процедура для того чтобы перемещения весьма похожа на вышеописанную.
Вначале мы кроме этого производим экспорт данных из бухгалтерской программы в файл. А позже в меню программы Excel выбираем пункт «Эти», после этого подпункт «Внешние эти», и потом – «Импорт текстового файла…». В следствии на экране покажется окно импорта текстового файла, где вместо кнопки «Открыть» будет «Импорт».
Выбираем документ, из которого будем брать данные, и затем повторяем три вышеописанных шага. Завершаем перенос данных выбором страницы, куда направляться поместить эти. В начале таблицы, в которую мы импортировали эти из бухгалтерской программы, возможно создать новую строке с описанием столбцов.
А слева добавить столбец для нумерации строчков. И в последующем они останутся неизменными, а все обновляемые эти будут размещаться за ними. Данный метод имеет собственные преимущества. В случае если эти из бухгалтерской программы необходимо всегда экспортировать в одинаковый файл, то его обновление займет намного меньше времени. Это вероятно за счет того, что все шаги мастера не придется любой раз повторять вручную, программа выполнит их самостоятельно.
Обновить эти из бухгалтерской программы в уже имеющемся файле Excel еще легче. Для этого открываем книгу Микрософт Excel, в которой была сохранена информация из текстового файла, и ставим курсор в любую ячейку с перенесенными данными.
Позже в меню Excel выбираем пункт «Эти», а после этого – «Обновить эти». Затем покажется окно для открытия файла, в котором уже указано имя документа, из которого вы брали данные в прошедший раз. Остается только надавить кнопку «Импорт» – и возможно приступать к обработке обновленных данных.
В то время, когда вы трудитесь с неизменно обновляемым файлом, не поменяйте местами и не додавайте новые столбцы между уже имеющимися. Это связано с тем, что при последующем импорте данных информация будет размещена в простом порядке, и в следствии данные в таблице будут смещены.
Excel предпочитает краткость Перенося в Excel громадные таблицы, возможно столкнуться с определенными проблемами. В случае если общее число строчков в таблице превышает тысячу, то автофильтр будет трудиться не хорошо. Дело в том, что данный режим охватывает лишь первую тысячу строчков, а остальные игнорирует. И корректно произвести фильтрацию данных таковой долгой таблицы будет нереально.
Еще один «скользкий участок» при применении функции автофильтра – всецело безлюдная строка в таблицы. В этом случае отфильтрованы будут лишь строки, расположенные выше пустой. А эти, размещенные по окончании незаполненной строки, принимать участие в режиме фильтра не будут.
Александр ПОПОВ
Стань специалистом
Материал предоставлен изданием Расчет
3 метода транспонирования таблиц в Excel
