При обнаружении любого факта кражи, злоупотребления либо порчи имущества в обязательном порядке должна быть совершена опись сокровищ (п. 2 ст. 12 закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ (потом – Закон № 129-ФЗ)). Потому, что лишь опись подтвердит обоснованность и правильность числящейся суммы задолженности по недостачам.
Порядок описи
Порядок оформления инвентаризации и проведения имущества ее результатов прописаны в «Методических указаниях по описи финансовых обязательств и имущества», установленных приказом Министерства финансов от 13.06.1995 г. № 49 (потом – Методические указания). Результаты описи отражают при помощи унифицированных форм, утвержденных распоряжением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов описи».
Коротко порядок описи выглядит следующим образом:
- утверждается приказ о проведении описи с указанием даты, имущества и состава комиссии для проверки;
- рабочая группа приобретает последние на момент описи приходные и расходные документы;
- бухгалтерия определяет остатки сокровищ по учетным данным;
- материально важные лица дают расписки;
- инвентаризационная рабочая группа определяет фактическое наличие имущества;
- оформляются инвентаризационные описи;
- результаты описи сверяются с учетными данными;
- по имуществу, при описи которого распознаны отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости.
Напомним, что в сличительных ведомостях (см. Пример 1) суммы недостач показывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (п. 4.1 Методических указаний). Наряду с этим на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в учете (находящиеся на важном хранении, снятые в аренду, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.
Пример 1
Кассовые тонкости
Ревизию кассы выполняют в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным ответом Правления ЦБР 22.09.1993 г. № 40 (потом – Порядок ведения кассовых операций).
В этом случае приказом начальника предприятия назначается рабочая группа, которая в будущем оформляет акт ревизии (см. Пример 2).
Опись содержится в полном пересчете финансовой наличности и проверки вторых сокровищ, находящихся в кассе. Остаток наличности сверяют с учетными данными по кассовой книге предприятия (п.
37 Порядка ведения кассовых операций).
Пример 2.
Недостача на работе: платить либо не платить
