Светлана Ларина
Обезопасить денежную и бухгалтерскую [advert=79]отчетность[/advert] от контролирующих — интуитивное желание каждого бухгалтера. Но защищать бумаги компании нужно не только от внешних контролеров, но и от собственных сотрудников. Как вести документацию, дабы никто не имел возможности применять ее против самого бухгалтера и компании? Об этом сравнительно не так давно поведали на семинаре, что проводила компания «ТАНДЕМ-ФОРУМ».
Запрятать бумаги в стол не хватает
К сожалению, достаточно довольно часто видится обстановка, в то время, когда обиженные сотрудники идут жаловаться на начальника и главбуха в налоговую, трудовую и другие инспекции. Исходя из этого нужно уяснить раз и окончательно — сократить доступ к документам нужно не только контролерам, но и собственным работникам.
Как раз с этого призыва начал семинар эксперт в информации и области связи полковник юстиции Вячеслав Панкратьев.
Итак, с чего начать? В первую очередь нужно издать приказ за подписью председателя совета директоров, в котором будут выяснены эти, составляющие коммерческую тайну. Причем это должна быть информация не только в бумажном виде, но и в электронном.
Конечно, с приказом нужно ознакомить всех работников под расписку.
Бумажная волокита
Бумажное делопроизводство нужно организовать в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные совокупности документации. Совокупность организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» (принят распоряжением Государственного стандарта от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
Для простоты учета всю бумажную документацию компании направляться разбить на пара составных частей, дал совет лектор. Во-первых, это делопроизводство по стандартным, но своеобразным задачам. Ко мне нужно отнести бухгалтерию, учредительные документы, судебно-процессуальные, контракты и др.
Во-вторых — делопроизводство, которое связано с текущей деятельностью компании.
Его необходимо поделить на внешнее и внутреннее. Во внешнее делопроизводство входит отправление исходящей и доставка входящей корреспонденции. Чтобы отнести документацию к внутреннему делопроизводству, нужно ответить на следующие вопросы:
- как хранить документы у сотрудников и в секретариате;
- как исполнитель обязан их создавать;
- как управление организации должно издавать нормативные документы;
- как регистрировать бумаги в секретариате;
- каковы правила перемещения документов в компании;
- как снимать копии;
- как осуществлять контроль их выполнение;
- как создать архив документов, совершить экспертизу сокровища;
- как стереть с лица земли документы.
Компьютер — дело узкое
К электронному делопроизводству постоянно относились несерьезно. Бухгалтеры уверены в том, что самые важные документы достаточно иметь только в бумажном виде (контракты, уставы, распоряжения и т. д.). Но весьма многие документы, к примеру бухучёт, сохраняются лишь в электронном виде.
Соответственно, их охране и защите стоит уделять никак не меньше внимания. Причем одного пароля на доступ к документу не редкость не хватает, дабы предохранить «электронику» от недоброжелателей.
На семинаре лектор поведал, как организовать электронное тайное делопроизводство. Для начала бухгалтеру направляться выяснить работу с электронными документами разных форматов.
К примеру, текстовых либо графических. Затем все бумаги необходимо поделить по степени конфиденциальности. К одним доступ возможно дать добро всем сотрудникам (открытое делопроизводство).
К вторым — лишь ограниченному кругу (тайное).
В правилах работы с электронными документами счетный эксперт обязан выяснить, как возможно отправлять и приобретать бумаги по корпоративной компьютерной сети, email, и трудиться с взаимосвязанными документами. Нелишним будет и указать, как осуществлять контроль перемещение документов, и порядок копирования, возврата и редактирования электронных документов.