Материал предоставлен изданием Учет в бюджетных учреждениях.
Учреждение обязано постоянно иметь в наличии нужное количество бланков вкладышей и трудовых книжек в них. Учитывать их следует по определенным правилам.
В данной статье мы детально разглядим бюджетный учёт и порядок хранения трудовых книжек.
Об хранении и учёте
Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, и заполненные документы в соответствии с правилами, утвержденными распоряжением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (потом — Правила). В том месте, например, сообщено, что такие бланки направляться хранить как документы строгой [advert=80]отчетности[/advert] и выдавать лицу, важному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Помимо этого, учреждение должно вести:
— приходно-расходную книгу по учету бланков вкладыша и трудовой книжки в нее;
— книгу учета перемещения трудовых вкладышей и книжек в них.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью начальника, и скреплены печатью учреждения.
В приходно-расходной книге важный работник записывает такие сведения: в то время, когда, у кого, в каком количестве, номеров и каких серий, на какую сумму были взяты вкладыши и трудовые книжки. Кроме этого в том месте направляться указать в то время, когда (дата), кому (Ф.И.О., должность), в каком количестве, номеров и каких серий и на какую сумму были выданы бланки.
В книге учета перемещения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, и те, каковые были выданы работникам в первый раз, с указанием номера и серии. При увольнении, приобретая трудовую книжку, работник обязан расписаться в книге учета перемещения трудовых книжек.
Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении.
Кто заплатит за бланк книжки?
По неспециализированному правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан данный документ. Но так происходит не всегда. Человек не должен платить, в случае если:
— случилась массовая потеря трудовых книжек в следствии ЧС (экологических и техногенных трагедий, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— важный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка сломана не по вине работника (к примеру, при пожаре).
Бюджетные подробности
Затраты на приобретение бланков трудовых книжек направляться относить на подстатью 226 «Другие услуги». расход и Поступление самих бланков вкладышей и трудовых книжек в них отражают на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Наряду с этим их учетная цена, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк.
Списывают израсходованные, и сломанные бланки лишь по акту о списании бланков строгой отчетности (п. 236 Инструкции по бюджетному учету).
Проводки, которыми отражают операции по учету трудовых затраты и книжек на их приобретение, таковы:
Контролируем трудовые книжки. Какие конкретно записи должны встревожить кадровика
