В законодательстве об ЭДО возможно отыскать белые пятна качества и разного размера. Это неудивительно, поскольку при создании законов нельзя предусмотреть все и сходу. В следствии у нас накопилось множество вопросов о том, как преодолевать бессчётные пробелы, становящиеся настоящими барьерами на пути к электронным документам.
Разглядим кое-какие из них.
Пожалуй, самая неурегулированная законами область в части электронных документов – это хранение. Этот вопрос не всегда рассматривают среди первых, но по окончании начала внедрения электронных документов он, вероятнее, появится. Вот главные вопросы:
Где и как хранить документы с обеспечением их юридической силы? Разработки развиваются весьма быстро, и нет обеспечений, что вы сможете открыть и просмотреть документ, созданный 10 лет назад.
Изменяются форматы, носители, просмотрщики. Исходя из этого оригиналы документов с требованиями к долгосрочному хранению (более 10-15 лет) стоит создавать и хранить в бумажном виде так, как мы привыкли.
А вот оригиналы документов, имеющие не таковой громадный срок хранения (счета-фактуры, к примеру), несложнее создавать и хранить в электронном виде. Причем лучше в формате, что не требует особых средств для просмотра (к примеру, XML либо PDF/A).
Но в любом случае, хранить электронный документ необходимо в том формате, в котором он создавался и в обязательном порядке с сертификатом ключа и электронной подписью проверки электронной подписи.
Местом хранения возможно локальное хранилище, а также с применением специальных ответов, каковые окажут помощь с упорядочиванием, разграничением и поиском прав доступа к документами. Кроме этого они окажут помощь упростить работу и с бумажными документами.
Основное, о чем необходимо не забывать, это регулярные резервное копирование данных на различные носители, их замена и проверка.
Кроме этого на данный момент приобретает широкое распространение облачное хранение. Такую услугу, кстати, смогут оказывать и операторы ЭДО квитанций-фактур. О резервном копировании данных, безопасности и замене носителей ваших документов позаботится уже центр обработки данных, в котором будут храниться документы.
Как доказать реальность ЭП спустя пара лет? В соответствии со ст. 11 ФЗ от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» одним из показателей действительности квалифицированной ЭП есть реальность квалифицированного сертификата на момент подписания электронного документа (при наличии точной информации о моменте подписания электронного документа) либо на сутки проверки действительности указанного сертификата, в случае если момент подписания электронного документа не выяснен.
Сам квалифицированный сертификат выдается на 1 год. Без особых ответов, проверить реальность сертификата ЭП спустя, к примеру, 5 лет запрещено.
Решением проблемы есть так называемая усовершенствованная электронная подпись. Она включает в себя штамп времени, обосновывающий факт документа и существования в момент подписания и доказательства действительности сертификата.
Выездные выемка документов и налоговые проверки. Мы храним документы чтобы возможно было спустя какое-то время доказать с их помощью факт совершения хозяйственных операций. И самые вероятные обстановки, в то время, когда необходимы подобные доказательства, также не весьма урегулированы законом, — это выездные выемка и налоговые проверки.
Разведопрос: Сергей Марков об неестественном интеллекте
