Переход на электронный документооборот (на примере белгородской сбытовой компании

Большие коммерческие структуры, в особенности с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют такой большой количество документооборота, что его нереально осуществлять контроль классическими способами. Как раз исходя из этого большой бизнес в далеком прошлом уже есть пользователем систем и основным заказчиком электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративными знаниями (ECM-совокупности).

Так, компании закрывают все критические задачи внутреннего документооборота. Но большое количество нерешенных задач остается в области внешнего обмена документами, что остается в бумажном виде.

Энергосбытовые компании выделяются среди вторых представителей большого бизнеса необыкновенными количествами исходящих документов – десятки тысяч агентов каждый месяц приобретают платежные документы. Кроме того при наличии СЭД руководить такими потоками отправляемых документов очень сложно и затратно, учитывая, что энергосбыт еще имеет последовательность серьёзных отраслевых изюминок.

В чем особенности перехода на обмен электронными документами энергосбытовой компании, говорит Сергей Четвериков, начдеп IT ОАО «Белгородэнергосбыт».

Бизнес-условия ОАО «Белгородэнергосбыт» У нас достаточно богатый опыт применения ИТ-ответов в работе. Первичные документы по энергосбытовой деятельности у нас формируются в биллинговой совокупности «Стек-Энерго», она употребляется для расчета с потребителями и работы с их лицевыми квитанциями.

Хозяйственный учет ведется в 1С.

Хозяйственная деятельность и энергосбытовая для нас фактически свободные источники документов, мы не ставили перед собой задачу интегрировать их в единое информационное пространство. Это стало причиной тому, что к моменту перехода на электронные документы, у нас было пара баз данных.

Сейчас наша фирма есть Обеспечивающим поставщиком мощности и электроэнергии на все территории Белгородской области. Для обеспечения клиентского сервиса по всей территории области развернуто 22 центра обслуживания.

И все они являются генераторами трафика денежно-учетных документов, любой для собственной группы агентов, в зависимости от территориальной принадлежности и потребляемой мощности.

Организационная структура компании насчитывает в общем итоге 60 подразделений. В бизнес-процессах подготовки, отправки и обработки, исходящих первичных бухгалтерских документов агентам последовательно задействовано до 4 подразделения. В бизнес-процессе обработки и приёма входящих бухгалтерских документов таких подразделений 6.

Переход на электронный документооборот (на примере белгородской сбытовой компании

Главный офис Белгородской энергосбытовой компании

Кроме этого главные изюминки работы отечественной компании кроются в отраслевом и федеральном законодательстве, регулирующем порядок продажи электричества на розничном и оптовом рынке. Имеется определенные разночтения, к каким нам приходится приспосабливаться.

К примеру, в соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ, счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара (исполнения работ, оказания услуг). Другими словами в нашем случае, не позднее 5 числа месяца, следующего за расчетным.

До этого момента нам требуется собрать и обработать массу информации: информацию о тарифах, каковые изменяется каждый месяц, об электропотреблении, мощности в часы пиковой нагрузки области потребителями за расчетный период. Вопрос – как все скоро собрать, обработать, организовать и выставить первичный документ – для нас очень актуален.

Мы перешли на электронный документооборот. СБИС ЭДО


Похожие заметки:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: