Персональный ассистент начальника уже давно прекратил быть кем-то, кто заваривает чай и заказывает авиабилеты. Уровень бизнеса у нас растет, а вместе с ним растут и требования, предъявляемые к личным ассистентам и секретарям.
Сейчас занять такую должность скорее смогут люди, опытные саму сущность бизнес-процессов, а кроме этого пара зарубежных языков и базы психологии, дабы суметь договориться с любым главой и его потенциальными партнерами.
Не считая приёма расписания и ведения руководителя его звонков и корреспонденции, персональные ассистенты должны мочь готовить презентации, при случае делать функции переводчика, оформлять контракты, вести деловую переписку, взаимодействовать с партнерами сотрудников и руководителя национальных работ любого уровня и, конечно, знать все о бизнес-их сопровождении и переговорах.
Последние — неотъемлемая составляющая успеха деятельности фактически любой компании, их целью постоянно является некоторый торг, достижение соглашения между двумя сторонами, изначально обязательно между собой несогласными. Это менеджмент в действии, и, дабы родная компания и руководитель имели возможность победить в переговорах, обязанность каждого секретаря выделить нужное внимание как подготовительному процессу: сбору нужной информации, подготовке документов, выбору подходящего места для переговоров, подарков, помощи в обеспечении гостей всем нужным, организации перевода (по необходимости), протоколирования и т. п., так и проведению переговоров.
Мы опросили нескольких персональных помощников и ассистентов, имеющих солидный опыт в организации процесса бизнес-переговоров. Сохраняем надежду, что кое-какие ноу-хау в обязательном порядке окажутся нужными.
Елена, персональный ассистент председателя совета директоров инвестиционного холдинга: К бизнес-переговорам в обязательном порядке необходимо подготавливаться заблаговременно. На своем опыте я столкнулась с тем, что кроме того какая-то мелочь наподобие неудачно расположенного в переговорной комнатного растения может сходу недружелюбно настроить гостей — так, что они готовы принимать в штыки все, что предложит шеф.
Общение со столь придирчивыми визитёрами не было самым приятным моментом в моей карьере, но окончательно приучило меня тому, что перед любой встречей направляться шепетильно подготовить место проведения переговоров. Нужно очистить столы и все поверхности от любых отвлекающих предметов.
Никаких лишних документов, бумаг, статуэток, растений либо претенциозных картин. Лишь блокноты и пишущие принадлежности. Разве что благоприятно действует угощение — без изысков, вода, возможно, какое-то печенье.
Все-таки люди планируют прежде всего по делу.
Принципиально важно не забыть и о документах, каковые смогут пригодиться как начальнику, так и гостям. Соберите все нужное заблаговременно. В зависимости от предлога переговоров это смогут быть пилотные шаблоны контрактов, копии Email, ранее подписанные документы и т. п. В случае если предстоит встреча с чужестранцами — все бумаги должны быть переведены на понятный гостям язык.
Для себя и для босса возможно собрать дополнительные материалы, каковые смогут пригодиться для аргументирования позиций компании. Сведения о партнере, сводки новостей, цифры, аналитика — все, что сочтете нужным, и все, что возможно может оказать помощь вывести переговоры на позицию win-win.
Ну а самое простое, но наряду с этим основное правило сопровождения бизнес-переговоров: необходимо в обязательном порядке захватить с собой ежедневник, дабы составить протокол мероприятия. Мне эргономичнее всего это делать в блокноте формата А4 либо на несложных страницах для того чтобы же размера.
Я в обязательном порядке беру пара ручек — на случай в случае если какая-нибудь из них прекратит писать. А по окончании переговоров нормально перепечатываю все, оформляя подобающим образом. на данный момент эта моя функция заметно упростилась: на протяжении встреч все чаще пользуются компьютерными презентациями. В случае если что-то записать не успею, неизменно возможно попросить файл выступления, дабы сверить факты.
Екатерина, помощник директора сети розничных магазинов: Мой глава весьма обожает организовывать всевозможные встречи на различных уровнях. Как у нас, так и в партнерских конторах либо где-то еще. И предпочитает, дабы я всегда была при нем.
Исходя из этого на переговорах я в собственной жизни побывала несколько раз. Самая неотъемлемая часть, на мой взор, начало встречи — в то время, когда происходит знакомство всех присутствующих. Оно задает настроение для предстоящего общения, появляется шанс расположить к себе какой-то шуткой, личным замечанием не по бизнесу, дабы все присутствующие расслабились.
В большинстве случаев я собираю всех сторон в месте встречи и воображаю попеременно присутствующим. Говорю, кто какую позицию занимает, предлагаю обменяться визитками. Сходу задаю вопросы о напитках либо закусках и организовываю их подачу в соответствии с заявленными пожеланиями.
И тихо растолковываю интересующимся местонахождение туалета.
Ольга Аллахвердова / Мастерство переговоров. Медиация: опыт специалистов
