По материлалам книги Индивидуальные КАРТОЧКИ (ФОРМА Т-2): ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ.
1. Каким документом утверждена личная карточка? Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки — утверждена распоряжением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (потом – пост.№1).
2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?
Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1). К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.
Ведение личных карточек есть не только обязанностью, но оно возможно и нужным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, в то время, когда работодатель смог обезопасисть собственные интересы, применяя индивидуальные карточки для доказательства верного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.
3. Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?
Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата 2А4.
А в связи с тем, что карточка Т-2 есть документом достаточно долгого применения, то рекомендуется при распечатке применять плотную бумагу.
4. У нас в компании отдел кадров не создаёт заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Как это верно?
В соответствии с Указаниям по заполнению и применению форм первичной учетной документации по учету его оплаты и труда (потом – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 создаёт сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии — лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением собственной подписи при заполнении Т-2, в то время, когда работника принимают на работу, и при заверении трансформаций собственного трудового статуса.
5. У нас индивидуальные карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прошлой форме, утвержденной Госкомстатом в 2001 году. На работников, принятых в 2004-2005 годах, индивидуальные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост. №1.
Должны ли мы переписывать «ветхие» карточки на работников, принятых до 2004 года, на новые бланки?
Законодатель не разъяснил, как быть работодателям в этом случае. Среди инспекторов Госинспекции труда существуют различные точки зрения. В частности, на одном из семинаров я слышала вывод инспектора о том, что работодатель обязан хранить «ветхие» карточки, но и заполнить Т-2 по новому примеру на тех же самых работников.
Кое-какие инспекторы уверены в том, что на работников, принятых до 2004 года, возможно вести «ветхие» карточки, а на работников, принятых в 2004-2005 годах, заводить карточки Т-2, утвержденные пост. №1. Среди юристов и кадровиков кроме этого нет единого мнения по настоящему вопросу.
В данной связи мы рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную госинспекцию и взять официальный ответ, дабы при проводимой ими у Вас проверки было чем обезопасисть собственную позицию.
Личная карточка работника Т-2: пример заполнения
