Как сделать так, чтобы бухгалтер забыл про первичку

Что произошло? Один из самых трудоемких и малоавтоматизированных процессов в бухгалтериях компаний — это ввод первичных документов в совокупность.

Такая несложная процедура так же, как и прежде отнимает большое количество времени и ненужного ручного труда. Мы решили определить у компании 42Clouds, как возможно снять эту головную боль.

Что такое первичная документация?Первичная документация — это все те бессчётные бумажки, каковые необходимы налоговым и иным контролирующим органам и каковые так очень сильно засоряют проходы и шкафы между столами в тысячах компаний. К таковым относят: контракты, накладные, счета-фактуры, товарные чеки, БСО и тп.

А в чем, фактически говоря, неприятность?Работа по внесению первичных документов подразумевает за собой громадную рутину. А рутина паровозом тянет за собой усталость, опечатки и ошибки, на поиск которых может уйти время чуть ли не большее, чем потребовалось на ввод первички.

Помимо этого, искажение информации в денежном отчете может привести к проблемам при сдаче отчетности в налоговую администрацию.

Как ее возможно решить?Решить возможно двумя методами:

  • взять на работу проворного и шустрого бухгалтера/стажера/студента, предложив ему маленький оклад и не весьма привлекательную работу;
  • дать согласие с тем, что рутинные операции вернее заменить на непроизвольный ввод, а собственного бухгалтера лучше нагружать увлекательными задачами.

Что означает непроизвольный ввод? Неужто до тех пор пока я сдавала отчет, мир захватили роботы? Все куда несложнее: вместо робота-андроида, которого вы себе вероятнее представили, главный объем работы на себя заберёт обычный сканер и особое ПО. В его работу вникать не потребуется, современные программы творят чудеса без вмешательства человека. Но в случае если вам все же весьма интересно, такое ПО именуется совокупностью потокового ввода документов.

Ну какие-то минимальные знания необходимы? Точно нужно будет читать мануалы? Главным условием разработки подобных систем есть легкость в применении. Само собой разумеется, к любому ПО нужно привыкнуть и обучиться с ним трудиться.

К счастью, на данный момент процесс обучения сводится к просмотру одной демонстрации за чашкой кофе.

А что если сканер неправильно выявит несколько цифр? Все полетит в тартарары? Не совсем так, больше неприятностей у вас появится, если вы прольете кофе на клавиатуру.

В программе употребляется другой подход, она проводит сверку по нескольким параметрам: количество, сумма, цена, ставка НДС и т.д. В случае если находится пара несоответствий, оператор видит на мониторе соответствующее сообщение и видит, в каких конкретных полях направляться исправить эти.

Более того, программа подсказывает на что исправить неправильное значение. Сама подсказывает, Карл! Сама!

Время от времени не редкость, что товар приходит с одним наименованием, а приходовать его нужно с другим. Что делать при таких условиях? Тут все весьма легко. К примеру, в номенклатуре вашего поставщика продукт именуется «Сыр с плесенью», а у вас «Сыр с плесенью добропорядочной».

Устанавливаете в программе один раз необходимое соответствие вручную, и вуаля! — дальше ПО будет делать это на автомате. Имеете возможность выдохнуть и выпить чая с бергамотом.

С чего начать. Ваша первая рабочая неделя.


Похожие заметки:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: