Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, и устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как верно организовать архивное хранение данных документов, поведает эта статья.
Требования законов и подзаконных актов Первичные учетные документы, регистры бухучёта, бухгалтерская (иные) документы и финансовая отчётность, которые связаны с ведением и организацией бухучёта, подлежат хранению в течение как минимум несколько лет по окончании истечения периода, к которому они относятся, либо по окончании последнего периода применения данных документов для составления отчетности. Конкретные сроки хранения, например, устанавливаются нормативными актами в области организации национального архивного дела.
Наряду с этим ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухучёта предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ (при условии, что в следствии их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности либо занижение суммы налога (сбора) не меньше чем на 10%).
Для целей налогообложения обязанность плательщиков налогов по обеспечению сохранности документов, нужных для уплаты и исчисления налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
Отсутствие нужных документов для уплаты и целей исчисления налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1 либо 2 ст. 120 НК РФ, а при занижения налоговой базы – по п. 3 ст. 120, ст.
122 либо 123 НК РФ.
Наряду с этим о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, к примеру, в суде и сказать не приходится.
Кроме этого необходимо подчеркнуть, что на данный момент, кроме обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, не считая национальных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не выяснены требования к порядку хранения документов. Другими словами вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.
Варианты организации хранения документов Вероятны три главных варианта организации хранения документов:
1. Передать все документы на хранение в специальную организацию-архив согласно соглашению хранения (ст. 886 ГК Российской Федерации). Но эти услуги смогут стоить недешево.
Помимо этого, при таких условиях имеется риск потери документов, в случае если контрагента недобросовестен.
2. Организовать хранение всех документов в организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации смогут обеспечить подходящие условия хранения документов.
3. Часть документов передать согласно соглашению хранения в надежный архив (особенно документы с долгими сроками хранения), а часть – хранить самостоятельно.
В случае если с вопросом передачи документов на хранение в специальную организацию все более либо менее ясно, то порядок организации надёжного хранения документов в компании вызывает большое количество вопросов. Возможно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специальных архивов.
Но возможно пойти вторым методом и выяснить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков затрат и утраты документов на организацию их хранения.
Документы в АРХИВ на много лет хранения! (инструкция)
