Как из простого помощника сделать хорошего

Вал первички и небольших забот «накрыл» вас с головой… Необходимо брать ассистента – пускай он занимается документами, ведет продаж и Книги покупок, тормошит контрагентов, забывающих отправить счета-фактуры. И чем вернее будет организована его работа, тем больше будет от него пользы

В начале будут документыКак правило, на пост ассистента бухгалтера идут совсем «юные да зеленые» люди, и вероятнее вам нужно будет объяснять им целый процесс работы с нуля. Сперва стоит составить для прибывшего инструкцию и должностную инструкцию по делопроизводству.

Первая выяснит его обязанности, вторая окажет помощь с ними совладать. Ассистент растеряется среди вороха поступающей в бухгалтерию первички, если не научить его отличать бухгалтерские документы от всех остальных. Объясните ему, что, скажем, приказ о назначении Иванова с завтрашнего дня дворником относится к кадровым документам, а вот накладная – действительно бухгалтерский документ.

В случае если человек вам нужен для работы с первичкой, он обязан осознавать, что эти бумаги – первое, к чему придираются сотрудники налоговой администрации. То, что от информации оформления и качества документа, которую он содержит, зависит и бухгалтерский, и налоговый учет, новичок должен понять прежде всего.

Затем возможно приступить к объяснению, как проверить документ по существу, правильности и форме арифметических подсчетов. Чтобы ассистент осознал, что проверка по существу ведется, в первую очередь, с позиций законности совершённой операции и ее хозяйственной целесообразности, приведите какой-либо пример.

В инструкции он может смотреться так: «Если вы видите счет на оплату юридической консультации, а в графе “Цена” указана сумма в пара сотен тысяч рублей и наряду с этим не оформлен соглашение, то логично высказать предположение, что в счет закралась неточность. Вероятнее в счет нужно внести трансформации, предварительно созвонившись с поставщиком услуги – юридической фирмой».

Следующий этап – проверка документов по форме. Она свидетельствует, что документы контролируют на правильность и полноту заполнения всех реквизитов, отсутствие и наличие подписей неоговоренных исправлений. Выделите, что к реквизитам необходимо относиться особенно трепетно.

Тут также необходимо привести «говорящий» пример: «В случае если в счете-фактуре будут допущены нарушения по оформлению, на возмещение налога на добавленную цена возможно не рассчитывать. Компания утратит практически пятую часть от перечисленной поставщику суммы».

Наконец, в взятом документе необходимо проверить правильность арифметических расчетов. Кроме того в случае если накладную либо счет заполняла программа, необходимо просчитать суммы и итоговые суммы НДС еще раз, не говоря уже о тех документах, каковые заполнены от руки.

И потребуйте, дабы ассистент не «филонил», подбивая суммы на калькуляторе. Накладные – к накладным, платежки – к платежкамБольшое количество разнообразных документов, каковые на вашей компании составляют каждый день, в конечном счете стекается в бухгалтерию.

Пускай ваш ассистент займется их группировкой по однородным показателям. Причем не только по принципу «накладные к накладным», но и по определенному периоду (документы за месяц, квартал).

На последнем особенно заострите внимание. Ваш ассистент может и не догадываться, что разделители с указанием месяцев (кварталов) облегчат работу при поиске нужной первички. Он может не знать кроме этого и о том, что, в случае если документы одного размера (к примеру, платежки), их необходимо подшивать уголок к уголку, а на всех папках надписи делать одним шрифтом.

Бережно подшитые документы внушают контролирующим доверие к бухгалтеру, а надписи в одном формате оказывают помощь при поиске нужных папок. О всех этих мелочах ассистент обязан определить перед тем, как приступит к работе. В случае если на вашей компании до сих пор не создана база регистрации первичных документов, поручите это дело ассистенту. Такая база – это не роскошь, это метод экономить время при поиске нужной информацим. Действительно, перед ее созданием необходимо продумать неповторимые номера первичных документов и кодировку изданий, в которых они будут регистрироваться.

В большинстве случаев, неповторимые номера выдает машинально каждая бухгалтерская программа. Попросите программиста поменять настройки так, дабы в номере еще находилась и кодировка издания регистрации. В противном случае непременно ассистент, которому вы доверите разноску документов по квитанциям бухучёта, спишет услуги подрядчика в материалы либо товары, перепутав акт с накладной.

Раз проводка, два проводкаИтак, вы так доверяете собственному ассистенту, что решились, наконец, избавить себя от рутинной работы и поручить ему «вбивать» документы в программу. Совершенный вариант – в случае если на вашей компании не только документы закоди- рованы, но и хозяйственные операции.

Это окажет помощь вашему ассистенту не запутаться при разноске документов по квитанциям бухучёта. Само собой разумеется, создать самостоятельно кодировку, скажем, для трех тысяч операций непросто. В случае если времени катастрофически не достаточно, вам остается одно: писать проводки на счётах и банковских выписках (дабы не портить накладные лишними надписями).

Чтобы избавить себя от вороха накладных и актов, этого хватит. Возможно призвать на помощь привычного программиста и попросить его оказать помощь нарисовать «дерево» хозяйственных операций (в случае если данной схемы нет в управлении по пользованию вашей бухгалтерской программой).

Ветви «дерева» подробно обрисовывают хозяйственные операции ход за шагом. В то время, когда детализация окончена, создается лист «деpева», другими словами пpоводки по квитанциям бухучёта.

К примеру, у вас имеется деньги на pасчетном счете. Они имеют свойство «пpиходить» и «уходить». Ассистент обязан, глядя на «дерево», уяснить, что безналичные деньги расходуются на оплату поставщикам, выплаты через кассу, налоги и т. д. Превосходно, в случае если наименование поставщика ассистент точно выяснит по вашей базе.

Значительно чаще это достаточно сложно, поскольку кроме того умелые бухгалтеры не через чур вспоминают об удобствах, в то время, когда вносят реквизиты в компьютерную программу. Дабы избежать в полной мере возможных неточностей, обозначайте собственных партнеров номерами, каковые в точности соответствуют их ИНН.

Ассистенту не пригодится вчитываться в наименование компании. Собрав всего пара последних цифр номера, он ни при каких обстоятельствах не совершит ошибку.

Предположим, что вы придерживаетесь стандартных способов учета, и при «Банк-расход-поставщик» детализация закончена. Пеpвым в странице деpева указывается дебетуемый счет (тут счет 60), следующим – кpедитуемый счет (тут – 51).

Подобное «дерево» с множеством ветвей избавит вас от постоянного общения с ассистентом. Останется лишь со всей строгостью настойчиво попросить от собственного подчиненного соблюдения порядка обработки документов. Он обязан заносить записи о первичке в регистры сразу же по окончании того, как она поступила. Разноска документов в конце семь дней и тем более месяца может привести к конфликту с директором, в то время, когда тот найдёт, что эти по дебиторке-кредиторке, мягко говоря, не соответствуют действительности.

График – это ваше всеДля облегчения судьбы себе и ассистенту составьте график исполнения учетных работ. В нем необходимо указать сроки исполнения конкретных работ. К примеру, платежные поручения ассистент обязан вбивать не по выписке из банка (как это в большинстве случаев не редкость), а сразу же, как привезет их из банка. Остаток по расчетному счету бухгалтерия обязана знать без подсказки банковских клерков.

В противном случае снова же смогут появиться неприятности с директором (все начальники больше всего на свете ценят оперативность). Благодаря составленному графику вы сможете осуществлять контроль документооборот, другими словами перемещение первички от момента ее появления до сдачи в архив.

А это очень принципиально важно, поскольку своевременное их сохранность и получение документов разрешит вам в будущем избежать неприятностей с налоговой. Обратите внимание вашего ассистента на то, что все первичные документы по окончании записей в учетных регистрах должны быть переплетены в папки и в установленный срок сданы на хранение в архив.

И дабы не заваливать бухгалтерию папками со ветхими документами, поручите ассистенту составить еще один график – документооборота. Вторыми словами – установить порядок создания, передачи и оформления первички на хранение. Ксения БАТАНОВА

Источник материала: «Расчет»

Стань специалистом
Главный бухгалтер: права, обязанности, передача дел
Рейтинг публикаций
Цены Нативная реклама Связаться
Мнения
Клерк (0) Facebook Вконтакте
Добавить