В случае если сотрудник берёт товары для компании за собственный счет, а она позже компенсирует ему затраты, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.
Но для этого они требуют представить приказ и заявление работника о возмещении затрат. В некоторых инспекциях вычисляют эти два документа достаточными.
Но в других запрашивают еще и неспециализированный приказ по компании о порядке возмещения таких затрат (см. пример). Исходя из этого, дабы контролирующие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, и не сняли затраты по налогу на вычеты и прибыль НДС со стоимости купленных товаров, таковой приказ надёжнее иметь в компании.
Он к тому же разрешит избежать ситуации, в то время, когда излишне инициативные сотрудники покупают товары, в которых компания в действительности не испытывает недостаток.
Унифицированной формы приказа нет, исходя из этого содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники покупают товары (работы, услуги) за собственный счет, а компания им компенсирует затраты.
Наряду с этим возможно перечислить конкретные обстановки, в то время, когда сотрудники вправе брать товары в пользу компании, предварительно не взяв деньги под отчет.
В обязательном порядке кроме этого регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого именно срока сотрудник обязан написать прошение о возмещении затрат и какие конкретно подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.
В приказе возможно зафиксировать большую сумму приобретений, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением затрат.
С приказом сотрудников нужно ознакомить под роспись.
ООО «Компания»
ПРИКАЗ № 139
30.09.09
О порядке возмещения затрат, осуществленных сотрудниками за собственный счет в интересах ООО «Компания»
В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам затрат, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить, что сотрудники работы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе покупать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им затрат.
2. Приобретение товаров (работ, одолжений) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, лишь в случае если это нужно в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» получаемыми товарами (работами, одолжениями) и наряду с этим сотрудник не имеет возможности предварительно взять деньги под отчет.
3. Представить заявление прося компенсировать осуществленные в интересах компании документы и расходы, подтверждающие цена приобретения, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, одолжений). Прошение о возмещении затрат визирует начальник работы административно-хозяйственного обеспечения.
4. Установить, что большая сумма разового приобретения товаров (работ, одолжений) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна быть больше 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.
Обучаемся оформлять документы по госту
