В соответствии с пункту 1 статьи 9 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Это, так именуемые первичные учетные документы, на основании которых фактически и ведется бухучёт.
Помимо этого, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, и составлять отчетность. В итоге накапливается много документации. И конечно появляется вопрос: куда девать все эти «бумажки»? Сдать в архив – сообщите вы.
Но как верно это сделать? Как продолжительно хранить те либо иные документы? А в то время, когда данный срок закончится, что делать дальше?
Тем более что в 2003 году получил юридическую силу последовательность документов, так или иначе, касающихся хранения документов на фирмах. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные совокупности документации.
Унифицированная совокупность организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден распоряжением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и получил юридическую силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, распоряжение ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о сроках и порядке хранения документов».
Последний документ рекомендован для акционерных обществ. Как вы не забывайте, закон Об акционерных обществах содержит требование: АО обязано хранить по месту собственного нахождения документы, список которых выяснен в статье 89 указанного Закона.
Наряду с этим сроки и порядок хранения таких документов, в соответствии с закону, должны были быть установлены федеральным органом аккуратной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Но, до последнего времени документа, регулирующего данный вопрос, не существовало (за исключением документа характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям разных организационно-правовых форм — Списка типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, что утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).
Сейчас же принят особый документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, и порядок их передачи и уничтожения в архив — распоряжение ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.
В данной статье мы поведаем о том, как организовать хранение, передачу в уничтожение и архив бухгалтерских документов. Наряду с этим мы учтем все последние трансформации, случившиеся в законодательстве.
Неспециализированные вопросы организации хранения документовСразу напомним, что документы направляться хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят нужные помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), снабжающие полную сохранность документов.
Хранить документы в неприспособленных для данной цели рабочих помещениях запрещается.
Дабы обеспечить своевременный поиск документов, на створках шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) кроме этого оборудуются приспособлениями для опечатывания.
Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь лишь уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их руководитель. Выдавать же документы направляться лишь под роспись и только на время, нужное для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий сутки.
Как составить номенклатуру делЭффективность организации текущего хранения документов в значительной мере предопределяется тем, как продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел?
Это систематизированный список наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Со своей стороны, делом именуется совокупность документов либо документ, относящийся к одному вопросу либо участку деятельности, помещенных в отдельную папку.
Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. определения и Термины» (потом – ГОСТ Р 51141-98).
Номенклатура дел составляется для обеспечения формирования и оптимального распределения документов дел, и, в конечном итоге – для обеспечения действенного поиска документов в ходе повседневной работы с ними.
Порядок уничтожения документов. ЧАСТЬ 3
