Хранение документов. сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

сроки и Порядок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Каждая организация независимо от видов собственной деятельности, количеств производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении денежно-хозяйственных операций, трудовых взаимоотношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления национального контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов.

Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, и требования к порядку и срокам хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает разные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и отчётности и налогового учёта. Отличие в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухучёта, для уплаты и исчисления налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, каковые нужны для уплаты и исчисления налогов. Этот срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст.

23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление затрат (для индивидуальных предпринимателей и организаций), и уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных отчётности и бухгалтерского учёта. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, в соответствии с ст.

17 закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (потом – Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучёта и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации национального архивного дела, но как минимум несколько лет.

Ранее требования национального архивного дела к хранению документов находились в Списке типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной работой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Список потерял силу. На данный момент действует Список типовых управленческих архивных документов, образующихся в ходе деятельности национальных органов, муниципальных органов власти и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (потом – Список).

Данным Списком установлены конкретные виды документов отчётности и бухгалтерского учёта с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования необходимости; хранения до замены новыми документами. К примеру, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников – 75 лет.

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться неизменно. Аккуратные страницы работников – до минования необходимости.

Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, – до замены новыми и т.д.

?Расхламление и Организация Документов Ход # 25 Марафона Расхламления от ХОЗЯЮШКИ


Понравилась статья? Поделиться с друзьями: