Королева Алла Александровна,
специалист Департамента правовой помощи компании ПРАВОВЕСТ
Юридические лица всех форм собственности (не считая кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юрлиц) должны вести документальный учет кассовых операций. Предлагаемая статья посвящена главным правилам оформления первичных кассовых документов.
Основанием для отражения информации о идеальных хозяйственных операциях являются первичные документы. При документальном оформлении кассовых операций нужно придерживаться следующих требований:
- не допускается использование бланков по устаревшим и произвольным формам;
- записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, посредством средств механизации и других, снабжающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;
- свободные строчки в документах нужно прочеркивать;
- список лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается начальником по согласованию с главбухом;
- на первичных документах, прошедших обработку, должны находиться дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного применения;
- все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, в обязательном порядке погашаются штампом либо надписью от руки «Получено» («Оплачено») с указанием даты (число, месяц, год)1.
выдача и Поступление из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций: «Приходный кассовый ордер» (N КО-1); «Расходный кассовый ордер» (N КО-2); «Издание регистрации приходных и расходных кассовых документов» (N КО-3); «Кассовая книга» (N КО-4); «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (N КО-5)2.
1. Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) употребляется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главбухом либо уполномоченным на то лицом.
При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в издание регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается клиенту (товара, одолжений), а приходный кассовый ордер остается в кассе3. При заполнении приходного кассового ордера в строчке «Основание» в обязательном порядке указывается содержание хозяйственной операции.
2. Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) употребляется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях простых способов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Этот ордер выписывается в одном экземпляре, заверяется подписью начальника организации, главбуха либо уполномоченными на то лицами и вносится в издание регистрации приходных и расходных кассовых документов.
В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, квитанциях и др.) имеется разрешительная надпись (виза) начальника организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не необходима4.
3. Издание регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) используется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров либо заменяющих их документов (платежных либо расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, квитанций и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на зарплату и других приравненных к ней платежей, регистрируются по окончании их выдачи5.
4. Кассовая книга (форма N КО-4) используется для выдач наличных и учёта поступлений денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет лишь одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной либо мастичной печатью.
Количество страниц в кассовой книге заверяется автографами руководителя и главбуха. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами либо шариковой ручкой. Первые экземпляры страниц остаются в кассовой книге, вторые, нужные кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под однообразными номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром по окончании получения либо выдачи денег по каждому ордеру либо заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу возможно вести и автоматизированным методом6.
Порядок ведения кассовых операций.
