Держитесь от документов подальше

Ксения БАТАНОВА

Необходимость хранить бухгалтерскую [advert=79]отчетность[/advert] как минимум несколько лет, а кое-какие особо важные документы и пожизненно, непременно приведет к тому, что ваш архив прекратит вмещать все. Расцените это как сигнал к действию и предложите директору передать ваши документы в руки опытных хранителей.

Возможно и необходимо

Хранить документы вне офиса законом не не разрещаеться – со стороны страны легко имеется кое-какие требования, как верно это делать. К примеру, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные совокупности документации. Унифицированная совокупность организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

Фактически и главная часть бумаг нужна кроме того не вам, а налоговым инспекторам, каковые время от времени изъявляют горячее желание заметить всю первичку вашей компании за последние пять лет. К тому же у «ревнителей бюджета» доверие и большее уважение вызывают бережно подшитые папочки, сложенные не меньше аккуратным методом.

Само собой разумеется, счастливчики, владеющие штатным архивариусом и огромными площадями, смогут добиться этого и на собственной территории. А вот всем остальным возможно и необходимо обратиться к услугам компаний, занимающихся хранением документов.

Тем более что обойдется вам это в значительно меньшую сумму, чем аренда помещения для собственного архива. Так, ежемесячная плата за хранение одного короба (единица измерения, применяемая большинством архивных компаний) образовывает от 30 до 60 рублей в месяц в зависимости от запросов и ценности документов «архивного» управления.

В один таковой короб вмещается приблизительно 5–6 любимых всеми бухгалтерами папок типа «КОРОНА». Либо, в пересчете на другие единицы, – восемь архивных дел по 250 страниц формата А4.

По словам Виталия Конюхова, управляющего компании «ОСГ Рекордз Менеджмент», экономия от передачи документов на внешнее хранение образовывает 50 и более процентов от цены хранения документов в собственном снятом в аренду офисе.

Вправду, по примерным подсчетам средняя цена аренды помещения образовывает тысячу рублей в месяц за один квадрат. На этом квадратном метре возможно уместить порядка 13 коробов. При аренде помещения для хранения архива вы тратите не меньше тысячи рублей.

Одновременно с этим хранение тех же 13 коробов в профильной фирме обойдется вам приблизительно в 500 рублей.

Условия хранения

Само собой разумеется, документы – не скоропортящиеся продукты, каковые необходимо держать в холодильнике. Но и к ним необходимо особенное отношение – в противном случае они смогут утратить товарно-привлекательный вид для контролирующих.

Исходя из этого, перед тем как дать дорогие сердцу бумаги «чужому дяде», спросите у него условиями хранения.

– В помещении, где будут лежать ваши документы, нужно обеспечить соответствующие климатические и санитарно-гигиенические условия хранения. Температура должна быть приблизительно 20–22 градуса.

Как раз в таком климате документы «чувствуют себя» самый комфортно. А влажность воздуха не должна быть больше 80 процентов, – говорит Георгий Габоев, помощник начальника сервисного центра «ПРОМЕТ».

Кстати, влажность документов в коробки возможно регулировать и посредством селикогеля – абсорбента, что сохраняет обычные условия. А в сами коробки для большей сохранности время от времени вкладывают полиэтиленовый пакет и запаивают в нем документы – так они точно не промокнут на протяжении весеннего таяния крыш либо от подвальной сырости.

ДЕРЖИТЕСЬ ПОДАЛЬШЕ ОТ ЭТОГО МАСЛА: ОНО Значительно СТРАШНЕЕ, ЧЕМ САХАР..!


Похожие заметки:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: