документооборот и Делопроизводство на предприятии
Н.А. Храмцовская, ведущий специалист по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
Сфера архивного хранения электронных документов характеризуется отсутствием соответствующей законодательной и единой для всех нормативно-методической базы. Но в этих условиях не получается не обращать внимания на тот факт, что электронные документы уже заняли собственный место в рабочий деятельности как национальных структур, так и коммерческих структур.
Такие документы уже существуют, и часть из них подлежит архивному хранению. Данный закон судьбы сотрудникам «на местах» проигнорировать уже не получается. Исходя из этого ведомства и министерства на собственном уровне и собственными силами пробуют решать появившуюся проблему.
Давайте посмотрим, как им это удается.
В случае если про организацию хранения бумажной документации ведомства готовы писать десятки страниц текста, то порядок сохранения электронных информации и документов значительно чаще описывается неспециализированными скупыми словами со ссылкой на порядок, установленный отечественным законодательством (так и хочется задать вопрос: о каких законах в этом случае идет обращение?). Вот обычный пример:
Фрагмент документа
Письмо Минфина РФ от 1 февраля 2006 года № 021410а/187
Начальники органов власти РФ, федеральных национальных учреждений обязаны обеспечить сохранность в электронном виде учетной информации в первичных документах, в регистрах бюджетного учета, в бюджетной [advert=80]отчетности[/advert] до сдачи их в архивное производство в установленном законодательством РФ порядке.
Хоть и нечасто, но не редкость, что в нормативных документах затрагиваются вопросы организации хранения электронных документов, а также архивных.
Фрагмент документа
Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников денежных рынков при применении электронных документов (утв. приказом Федслужбы по денежным рынкам от 8 декабря 2005 года № 0577/пзн)
3. В течение сроков, установленных законами и иными нормативными правовыми актами РФ для хранения соответствующих документов, совокупности электронного документооборота, применяемые лицами, указанными в пункте 1 настоящего Положения, должны снабжать:
— доступ к электронным документам, информации о датах и времени их получения (отправки), адресатах, а кроме этого возможность поиска документов по их реквизитам;
— архивное хранение и резервное копирование электронных документов, их реквизитов, включая данные о датах и времени получения (отправки) и адресатах.
В данных требованиях речь заходит о необходимости обеспечить сохранение юридически значимых электронных документов, подписанных ЭЦП, а не просто информации в электронном виде. Более того, необходимо обеспечить их сохранность в течении всего срока их хранения, установленного законодательно-нормативными актам.
И что самое основное — в данном Положении по большому счету не упоминаются другие методы сохранения, без применения СЭД.
В настоящее время в организациях, применяющих в собственной работе электронные документы, уже систематично ведется резервное копирование информации. Резервирование юридически значимых электронных документов потребует более четкой организации и прекрасно налаженного документирования процессов резервного копирования.
Еще больше упрочнений нужно будет приложить для организации архивного хранения, которое принципиально отличается от резервного копирования. Это осложняется отсутствием соответствующей законодательно-нормативной и методической базы.
Требования хранить данные в электронном виде все чаще включаются в нормативные акты:
Фрагмент документа
Положение о ведении единого реестра выданных сертификатов соответствия, предоставлении содержащихся в указанном реестре сведений и об оплате за предоставление таких сведений (утв. распоряжением Правительства РФ от 10 апреля 2006 года № 201)
21. Федеральное агентство по метрологии и техническому регулированию в пределах собственных полномочий:
а) ведет единый реестр в электронном виде и снабжает своевременное внесение в единый реестр сведений о сертификатах соответствия;
ж) осуществляет перевод сведений о сертификатах соответствия, воздействие которых прекращено, в архивную часть единого реестра.
19 мая 2006 года Министерство финансов выпустил письмо за № 02–14–13/1297, в котором разъяснил собственную позицию в отношении ведения бухучёта на электронных носителях. Его воздействие распространяется на организации, ведущие бюджетный учет:
— органы власти,
— органы управления национальных внебюджетных фондов,
— органы управления территориальных национальных внебюджетных фондов,
— муниципальные органы власти,
— бюджетные учреждения,
— организации и учреждения, создаваемые русскими академиями наук, имеющими национальный статус.
Письмо так революционное, что заслуживает цитирования полностью.
Как организовать ХРАНЕНИЕ НА КУХНЕ — Специи, Приправы, Добавки для Выпечки | 25 часов в днях
