О. Горшенина, специалист ПБ
Бухгалтерия – самое «бумажное» подразделение каждой организации. Ко мне поступают первичные документы, которыми оформляют все хозяйственные операции.
Помимо этого, бухгалтерам приходится вести соответствующие регистры, составлять [advert=79]отчетность[/advert]. В итоге за год накапливается много всевозможных документов. Как продолжительно и где их хранить?
Хранить документы компанию обязывает закон. В статье 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сообщено, что организация обязана хранить первичные документы как минимум несколько лет.
Сроки хранения определяет и Налоговый кодекс. В соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 кодекса документы, нужные для уплаты и исчисления налогов, должны сберигаться четыре года. Как же поделить бумаги на бухгалтерские и те, каковые необходимы для исчисления налогов?
Еще во второй половине 90-ых годов двадцатого века Министерство финансов постарался внести ясность (письмо Министерства финансов России от 9 февраля 1999 г. № 04-01-10). Он пояснил, что в законе о кодексе и бухучете речь заходит о различных документах: одни нужны для бухгалтерского, другие для налогового учета.
Но о том, как поделить документы на группы, финансисты умолчали. Исходя из этого, дабы избежать проблем, лучше все документы хранить в течение пяти лет.
Не считая Закона «О бухгалтерском учете» и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентируют Распоряжение ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс и архивное законодательство. В «Списке типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г., детально прописано, какие конкретно бумаги какое количество времени хранить.
Так, в соответствии с Списком продолжительнее всего компаниям нужно будет беречь документы, касающиеся учета кадров. Их надеется хранить 75 лет.
«Фирменный» архив Как организовать хранение документов, личное дело каждой компании: возможно все сдать в архив либо организовать хранилище в офисе.
Итак, вы решили держать бумаги под рукой в организации. Но направляться не забывать, что нельзя хранить документы в неприспособленных для данной цели рабочих помещениях.
Исходя из этого для хранилища нужно выделить отдельный кабинет. После этого нужно будет позаботиться о создании особых условий. В первую очередь архив нужно оснастить стеллажами либо шкафами.
В случае если хранилище имеет окна, то лучше купить глухие запирающиеся шкафы. Они предохранят документы от действия солнечных последующего выцветания и лучей.
В случае если же вы сделали вывод, что стеллажами пользоваться эргономичнее, то закройте окна жалюзи либо плотными занавесями. Не пренебрегайте мерами охраны помещения. Прекрасно бы обезопасисть окна решетками и поставить железную дверь.
Дабы обеспечить своевременный поиск документов, необходимо создать номенклатуру дел либо опись. Это список документов с определенными чертями: номер дела, количество единиц хранения, срок хранения. К примеру, индивидуальные дела сотрудников возможно сортировать по году их увольнения.
Копии номенклатуры дел для удобства нужно повесить на шкафах либо стеллажах.
Отдаем бумаги частному смотрителю
Хранить документы возможно и в частном архиве. Эти организации гарантируют как сохранность бумаг, так и конфиденциальность.
В таких компаниях документы помещаются в особые архивные короба. В зависимости от степени секретности бумаг они бывают открытого и закрытого типа.
На короба наносят штрихкод, благодаря которому возможно выяснить, кому в собственности архив.
В случае если предприятию пригодились какие-либо бумаги, то о визите нужно договориться заблаговременно. Документы будут выданы по окончании подписания и составления акта.
Оплата хранения ваших документов будет зависеть от количества архива, в частности от количества занятых коробов.
?? Обработка края канителью ?? Вышивка канителью ?? embroidery