Подметить и оценить масштаб трансформаций, каковые случились в области архивного хранения, сейчас может практически любой, кроме того весьма далекий от управленческой и канцелярской работы человек. Достаточно отыскать в памяти, что такое хороший архив, с которым все мы сталкивались в школьные и студенческие годы.
Эра библиотекарей
Все мы в юные годы ходили в библиотеки, кто – лишь за книжками, а кто и почитать в наслаждение. А ведь, по сути, каждая библиотека и имеется самый настоящий архив документов – с физическими носителями, учётом выдачи и обязательными атрибутами и возврата активов.
Исходя из этого давайте отыщем в памяти, какие конкретно они – библиотекари-архивариусы.
Набросаем его портрет несколькими штрихами. В большинстве случаев, библиотекарь-архивариус это дама средних лет со редкой улыбкой и строгим взглядом на лице. Отчего же? А по причине того, что кроме выдачи книг, каковые она так обожает, на ее плечи взвалены следующие задачи:
- Оформление поступления активов;
- Систематизация в каталоге;
- Поиск в картотеке издания по неполным данным места хранения издания;
- Поиск физического размещения издания;
- Оформление выдачи на руки и возврата.
И это лишь главные процессы, имеется еще и вспомогательные:
- Контроль срока возврата (с напоминаниями должникам, применением разных санкций).
- Списание экземпляров (физических носителей), пришедших в негодность, либо неактуальных изданий.
Всё это библиотекари-архивариусы до эры автоматизации были вынуждены осуществлять вручную. без сомнений, их выручали каталоги по тематикам, карточки и картотеки хранения экземпляров, но поиск необходимо было осуществлять вручную, оформление – вручную, принести с полки книгу – также лишь лично, на собственных двоих, собственными руками. Хочется честно посочувствовать несчастным библиотекарям институтов! За сутки они пробегают между стеллажами не меньше марафонца на тренировке Где же тут отыскать силы радоваться и помогать читателям?
А как живется архивариусу на большом предприятии? Его рабочий сутки расписан примерно равно как и библиотекарский, но к обрисованным выше процессам добавляется нескончаемый список условий и ограничений работы, принятых на данном предприятии.
Это смогут быть и различные приоритеты запросов от разных подразделений, и поиск документов в архиве по запросу управления, сформулированному приблизительно так: «на заседании в конце того года мы утвердили новый порядок расчета расходного коэффициента думается, в ноябре», и уточнение противоречивого запроса у просителя, и сверка «наличия допуска» просителя к отысканному документу, и многое-многое второе.
Для полноты картины напомню, что компьютеров еще нет, все карточки и журналы заполняются вручную, а Ctrl+F в рукописном издании не работает. Страшно представить!
Каталогизация
В начале 90-х годов сейчас уже прошлого века у нас началась эра персональных компьютеров. Отныне большие фирмы смогут позволить себе поставить ПК в архив. Значит, наступил второй этап архивного развития.
Сейчас каталоги сохраняются в электронном виде. У кого-то — в виде Excel-таблиц, у самый продвинутых — в виде специальных архивных совокупностей. На данном этапе автоматизация ограничивается поиском места хранения документа в электронном каталоге, оформлением факта выдачи физического носителя.
Сейчас звучит несолидно, но какой это прорыв! Сократилось время обслуживания запросов, провалились сквозь землю очереди (либо стопки служебных записок) на выдачу документов из архива. Имеется, само собой разумеется, и собственные ограничения: трудиться в файле Excel может лишь один человек, остальные смогут лишь «просматривать» его.
В этом замысле файл-серверное ответ было эргономичнее, но и дороже в содержании.
Народная Солянка + Объединенный Пак 2 / НС+ОП2 # 102. тайники и Архивные документы на Затоне.
